سيدحسين قوامي
آثار نویسنده
لینکستان
امكانات جانبي
 

برای مشاهده صفحه قلم اندیش2 (علوم ارتباطات، روابط عمومی، روزنامه نگاری و ...) به اینجا مراجعه کنید

روزنامه نگاری - ترجمه: امید جهانشاهی

در سال 1997 موسسه «پیو» برای تعیین و شناسایی اصولی برای روزنامه‌نگاری از شهروندان و اهالی خبر  تحقیقی انجام داد. از جمله نتایج این تحقیق گسترده انتشار 9 اصل برای روزنامه‌نگاری بود. این موارد مبنای تالیف کتاب «اصول روزنامه‌نگاری» بود که تام رزنستال (مدیر مرکز پیو) و بیل کواچ رییس کمیته دغدغه‌های روزنامه نگاران (CCJ) و معاون ارشد موسسه پیو آ‌ن‌را نوشتند. در اینجا این اصول به عنوان خطوط اصلی گزارش اولیه تحقیق ذکر می‌شود.

1) نخستین وظیفه روزنامه نگاری رسیدن به حقیقت است

دموکراسی به شهروندانی وابسته است که اطلاعات مطمئن و صحیح دارند. روزنامه‌نگاری، حقیقت را در خلاء و یا از منظر فلسفی دنبال نمی‌کند، بلکه می‌تواند - و باید- حقیقت را در یک فضای واقعی و عینی دنبال کند. حقیقت روزنامه‌نگاری فرایندی است که با مقررات حرفه ای، گرداوری اطلاعات و روایت واقعیت و اثبات حقیقت به دست می‌آید.

روزنامه‌نگاران تلاش می‌کنند گزارشی منصفانه و قابل اطمینان از موضوعی مهم و ارزشمند ارائه دهند. منابع و روش‌های روزنامه‌نگاران باید تا حد امکان روشن باشد؛ تا مخاطبان بتوانند اطلاعات را ارزیابی کنند. حتی در دنیایی با عقاید گوناگون، درستی بنیاد همه چیز است: متن، تفسیر، اظهارنظر، انتقاد یا تحلیل.

پس از آن حقیقت از این تبادل نظرها حاصل می‌شود. چنانچه شهروندان با جریان گسترده‌تری از اطلاعات مواجه شوند؛ نیاز بیشتری به منابع قابل قبول دارند، منابعی که برای تایید اطلاعات لازم است. 

2) باید به شهروندان وفادار بود

اگر چه سازمان‌های خبری به موسسات بسیاری از جمله آگهی دهندگان و سهام داران پاسخ می‌دهند؛ اما روزنامه نگاران بیش از هر چیزی باید وفاداری به شهروندان و منافع عمومی را در نظر داشته باشند. تعهد از نخستین اصول برای یک سازمان خبری است. قول و قرار تلویحی، که به مخاطبان می‌گوید، گزارش به نفع آگهی‌دهندگان تحریف نشده است. تعهد به شهروندان همچنین بدین معنی است که روزنامه‌نگاران باید تصویر منصفانه‌ای از همه اقشار جامعه ارائه دهند. نادیده گرفتن برخی از شهروندان موجب محرومیت از حق رای یا امتیاز آنان می‌شود. سازمانهای خبری مدرن بر این باورند که اعتبار رسانه، مخاطبان زیاد و وفادار به وجود می‌آورد و این موفقیت اقتصادی به دنبال دارد. در این رابطه یک سازمان خبری باید بیش از عوامل دیگر، از تعهدش نسبت به مخاطب حمایت کنند.

3)  اثبات حقایق، اساس کار است

روزنامه‌نگاران برای اثبات حقایق به مقررات حرفه‌ای تکیه می‌کنند. وقتی مفهوم عینیت مطرح می‌شود به این معنی نیست که روزنامه‌نگاران از جانبداری کاملا بری هستند بلکه این مفهوم به معنای روشی نسبتا منطقی و اصولی برای بررسی اطلاعات و به عبارت دیگر رویکردی صریح و صحیح به اسناد است. جستجوی چندین شاهد، تا حد امکان نشان دادن منابع مختلف و یا پرسیدن و بررسی جنبه‌های مختلف موضوع از اصول این روش هستند. اصل اهمیت تأیید و تصدیق مطالب، یکی از چیزهایی است که روزنامه‌نگاری را از دیگر روش‌های ارتباطی مثل تبلیغات، ادبیات داستانی و سرگرمی متمایز می‌کند. با این وجود نیاز به روش‌های حرفه‌ای همیشه کاملا شناخته شده و مشخص نیست. اگرچه روزنامه نگاری تکنیک‌های مختلفی را جهت مشخص کردن حقایق (facts) توسعه داده است اما به عنوان مثال کار چندانی در زمینه توسعه سیستمی برای بررسی قابل اطمینان بودن تفسیرهای ژورنالیستی انجام نشده است.

4) روزنامه نگاران باید با حفظ قواعد، مستقل بمانند

عدم وابستگی، از الزامات اولیه روزنامه‌نگاری است و امری اساسی برای «قابل اطمینان بودن» به شمار می‌رود. استقلال روح و ذهن به جای خنثی بودن، اصلی است که روزنامه‌نگاران باید به آن توجه داشته باشند. اگر چه سردبیران و مفسران کاملا بی‌طرف نیستند، اما هنوز منبع اعتبارشان درستی، بی‌طرفی عاقلانه و توانایی به‌دست آوردن اطلاعات است و نه وابستگی به گروه خاصی. این بسیار مهم است که ما در حفظ استقلالمان باید از منحرف شدن به خود پسندی، نخبه سالاری، انزواگرایی و یا پوچ گرایی بپرهیزیم.

5) باید به شکل نهادی مستقل از قدرت برخورد کرد

روزنامه‌نگاری قدرت بسیاری دارد برای ایستادن در برابر افرادی که قدرت و موقعیتشان روی مردم اثر می‌گذارد. بنیانگذاران روزنامه‌نگاری این قدرت را شناخته بودند که روزنامه‌نگاری وسیله دفاعی در مقابل استبداد است. هنگامی که آنها از مطبوعات مستقل حمایت می‌کنند به دلیل جلب اعتماد مردم است. به عنوان روزنامه‌نگار وظیفه داریم از این محافظ آزادی مراقبت کنیم. نباید با استفاده سطحی آن را سبک کنیم و یا در منافع تجاری از آن سوء استفاده کنیم.

6 ) باید زمینه بحث و تبادل نظر را برای نقد همگانی و قضاوت عمومی فراهم کرد

رسانه‌های خبری عرصه ارائه مباحث عمومی هستند و این مسئولیت، قواعدی را برای حرفه ما ایجاد می‌کند. با حقایق خبر سازی شود و نه با پیش داوری و پیش‌بینی، بهترین خدمت به جامعه شده است. همچنین باید به جای اینکه تنها اختلافات جذاب و حاشیه‌ای برجسته شود، تلاش کرد تا نقطه نظرات و علایق گوناگون جامعه را منصفانه ارائه داد. درستی و صداقت به عنوان چارچوب‌های کار روزنامه‌نگاری مورد نیاز است.

7)  باید تلاش کرد مطالب جذاب و مربوط به موضوع باشد

روزنامه‌نگاری قصه‌گویی هدفمند است. باید کاری بیش از جذب مخاطب و یا فهرست کردن مطالب مهم انجام داد. برای تداوم کار، باید میان چیزی که خوانندگان می‌دانند که می‌خواهند با چیزی که انتظارش را ندارند اما به آن نیازمندند، ارتباط برقرار کرد. به عبارت دیگر باید تلاش کرد تا مطالب مهم، جذاب و مربوط به موضوع باشد. تاثیرگذاری کار روزنامه نگاری را هم از میزان مخاطبانی که جلب کرده است می سنجند و هم کسانی که کارشان را توجیه کرده است. این بدان معنی است که روزنامه‌نگاران باید دائماً درباره اینکه چه مطلبی و در چه فرمی برای مخاطبان ارزشمندتر است تحقیق کنند. اگرچه روزنامه‌نگاران نباید تنها به موضوعاتی مهم مثل دولت و امنیت عمومی بپردازند اما در عین حال باید توجه داشت که روزنامه نگاری با مسائل پیش پا افتاده از بین می‌رود و در نهایت جامعه‌ای کم مایه را ایجاد می‌کند. 

8) خبر باید قابل فهم و متناسب باشد

متناسب نگاه داشتن اخبار و جا نینداختن مطالب مهم نیز از اصول صداقت است. خبرنگاری نوعی نقشه‌کشی است. روزنامه‌نگاری نقشه‌ای برای شهروندان تهیه کند تا مسیر جامعه را به آنان نشان دهد. اغراق در حوادث برای ایجاد هیجان، غفلت از دیگر رویدادها، نگرش کلیشه‌ای و همچنین ارائه نظرات کاملا منفی و بدبینانه این نقشه را غیر قابل اطمینان می‌سازد. نقشه باید شامل اخبار تمام جامعه باشد و نه اینکه فقط برای گروه اجتماعی خاصی گیرا باشد. این بهترین موفقیتی است که اتاق‌های خبری با ایجاد تنوع در پس زمینه‌ها و نماها به آن می‌رسند. نقشه تنها یک تشبیه است؛ متناسب و قابل فهم بودن مساله مهمی است که خبرنگاران باید به آن توجه کنند.

9) روزنامه‌نگاران باید اجازه داشته باشند تا از وجدان شخصی خود استفاده کنند

هر روزنامه‌نگاری باید برداشت و نظر شخصی خودش را از اخلاقیات و مسئولیت  داشته باشد. همه ما باید نسبت به این قضیه راغب باشیم، تا زمانی که به انصاف و درستی احتیاج است، اختلافات با همکاران‌‍مان را چه در اتاق‌های خبری و یا مجموعه‌های اجرایی به زبان بیاوریم. سازمان‌های خبری این استقلال بیان نظر مخالف را با تشویق افراد برای ابراز عقیده‌شان، به خوبی به دست می‌آورند. آزادی بیان نظر مخالف، اختلافات عقلانی لازم برای آگاهی را تحریک می‌کند و به روزنامه‌نگاری کمک می‌کند تا به خوبی تنوع رو به افزایش جامعه را نمایندگی و گزارش کند.

 

کلیه پروژه‌های مطبوعاتی خود را به قلم اندیشان بسپارید




:: برچسب‌ها: روزنامه نگاری
نويسنده: سید حسین قوامی
تاريخ: ۱٩ دی ۱۳۸۸
نظرات ()

ارتباط معادل فارسی(دراصل عربی)(communication)انگلیسی و فرایند انتقال پیام از فرستنده به گیرنده به شرط همسان بودن معانی بین آنها است.(محسنیان راد، 1383 چ5)ارتباط فرآیند دادوستداطلاعات میان یک موجود زنده(entity) با موجود زنده دیگر است.

فرآیند ارتباط همکنشی با واسطه نشانه‌ها میان حداقل دو عامل است که مجموعه‌ای از نشانه‌ها را براساس قواعد زبانی و معناشناختی به کار می گیرند.

ارتباط عموماً فرآیند تشریک و رد وبدل کردن، ایده ها افکار، عقاید یا اطلاعات با واسطه سخن، نوشتار و یا نشانه‌های دلالت کننده‌ی نهفته در ایما و اشارات تعریف می‌شود. اگرچه شاید ارتباط را در بادی امر فرآیندی یک سویه تعبیرکرد، لیکن این فرآیند به شکل دوسویه و در نظر گرفتن اعتماد و مشارکت متقابل و بازخورد در داد و ستد احساسات، باورها و اندیشه‌ها در راستای رسیدن به هدف مشترک بهتر قابل تحقق است. (Schwartz, Gary E.; Simon, William L.; Carmona, Richard (2008)

همچنین،ارتباط فرآیندی است که به واسطه آن اطلاعات در قالب پیام (مجموعه نظام‌مندی از نمادها، نشانه‌ها و واژه‌ها براساس قواعد و دستورهای زبانی) از طریق کانال‌های ارتباطی توسط فرستنده به اشتراک گذاشته می شود. گیرنده پس از دریافت پیام آن را رمزگشایی کرده و احتمالاً بازخورد لازم را به فرستنده می‌دهد. همه انواع و اشکال ارتباط، نیازمند وجود فرستنده، پیام، کانال ارتباطی وگیرنده هستند.

ارتباط را می‌توان به کلامی و غیرکلامی تقسیم کرد. در ارتباط کلامی رساناهای صوتی یا شنیداری نقش مهمی دارند.به عنوان مثال: در گفتگو وسخن گفتن؛آوا، لحن بیان، شدت و ضعف ایرادسخن وفراز و فرودهای صوتی در کیفیت و مبادله معانی تأثیر دارند. همچنین در ارتباط غیرکلامی رساناهایی مانند زبان بدن، زبان نشانه، لمس، حس بویایی، تماس چشمی ونوشتار نقش مهمی ایفا می‌کنند.

ارتباطات معادلی فارسی است برای کلمه انگلیسی "communications" که از نظر معنا بیشتر جهت گیری تکنولوژیک دارد.(محسنیان راد، 1383 چ5) براساس این گزاره ارتباطات به مجموعه ای از نهادها، سازمانها و تکنولوژی هایی اطلاق می شود که جریانهای اطلاعاتی را در یک جامعه مفروض ایجادو میسر می کنند. به عنوان مثال، ارتباطات بین المللی به رشته دانشگاهی و دانشی اطلاق می شود که ماهیت وچیستی وچگونگی مناسبات رسانه ها و جریانهای بین المللی اطلاعات را میان نهادها و سازمانهای رسانه ای کشورهای مختلف جهان مورد مطالعه قرار می دهد. حوزه‌های تخصصی ارتباطات به مسایل مختلفی می‌پردازند از جمله: ارتباطات جمعی، ارتباطات بین المللی، ارتباطات توسعه، مطالعات رسانه ای، ارتباطات سازمانی، زبان شناسی اجتماعی، تحلیل گفتمان، زبان شناسی شناختی، معنی شناسی.

 

کلیه پروژه‌های مطبوعاتی خود را به قلم اندیشان بسپارید




:: برچسب‌ها: علوم ارتباطات
نويسنده: سید حسین قوامی
تاريخ: ۱٩ دی ۱۳۸۸
نظرات ()

احمد امیرصالحی - معصومه میرگلوبیات

کار و زندگی در دنیای به شدت متحول و متغیر کنونی، بدون سازمان‌های ارتباطی و اطلاعاتی بسختی امکان‌پذیر است. مدیریت و راهبرد در محیط کار و زندگی نیازمند دانش و اطلاعات کافی برای تصمیم‌گیری است. اما این فضا کمتر این اطمینان را برای مدیران ایجاد می‌کند. از این روست که نقش سازمان‌ها و نهادهای ارتباطی و اطلاعاتی چون روابط عمومی‌ها اهمیت بسزایی در دنیای جدید پیدا می‌کند. هزاره‌ای که ما در آن زندگی می‌کنیم پر است از دگرگونی و تحول در ابعاد و اشکال گوناگون اندازه‌گیری و شتاب آن تقریباً برای ما غیرممکن است. طبیعی است که سازمان‌هایی که در این عصر زندگی می‌کنند با دشواری‌های بسیاری روبه‌رو خواهند شد. زیرا با محیطی نامطمئن مواجه هستند. البته این نمی‌تواند مفهوم و معنای بدی داشته باشد. زیرا هر قدر که میزان تغییرات در جامعه‌ای بیشتر شود. در چنین فضایی مدیران به اطلاعات بیشتر و روشها و برنامه‌های منسجم و مدون‌تری نیاز دارند. به هر حال این تحولات مدیران را دچار غافلگیری‌های شدید کرده و در این فضا نقش یک روابط عمومی پویا که این تحولات را جزء به جزء دنبال کرده و با برنامه‌ریزی به سمت و سوی صحیح هدایت کند مورد توجه است.

شایان ذکر است اداره کل روابط عمومی وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی در نظر دارد مجموعه آموزشی روابط عمومی را هرماه و بصورت مستمر در اختیار مدیران و مسئولان روابط عمومی قرار دهد که فهرست این جزوات به شرح زیر می باشد:

1-      تاریخچه، مبانی و اصول روابط عمومی

2-      اهمیت و نقش روابط عمومی در مدیریت سازمان

3-      ارتباط با رسانه‌ها

4-      مبانی ارتباطات و ارتباطات انسانی

5-      خبر و اصول خبرنویسی

6-      افکارعمومی و روابط عمومی

7-      اصول تبلیغات

8-      روابط عمومی الکترونیک

 

 

تاریخچة روابط عمومی در جهان

 

کاربرد اصطلاح روابط عمومی (Public Relation)  به معنای مصطلح آن برای اولین بار به سال 1897 باز می‌گردد. این واژه در سالنامه ادارة اتحادیه راه‌آهن ایالات متحدة آمریکا به کار رفته است. اگرچه از گذشته‌های دور پادشاهان و فرمانروایان از برخی روش‌ها و تکنیک‌های روابط عمومی بهره می‌جستند که شواهد و علائم این کوششها نشانگر نوعی برقراری ارتباطات و روابط عمومی است. اما تغییر و تحول در روشهای ارتباطی به صورت مدرن و امروزی آن با تأسیس واحدها و دفاتر روابط عمومی از آمریکا شروع شد که طی شش مرحله زمان‌بندی به موقعیت امروزی خود رسیده است.

از سال 1900 تا 1914 که با رشد بسیار سریع واحدهای اقتصادی، تولیدی و بازرگانی همراه بود و به موازات آن مبارزه افکار عمومی برعلیه مقاصد سودجویانه صاحبان صنایع رشد پیدا کرد. و همین امر صاحبان صنایع و شرکتها را به فعالیت‌های روابط عمومی جهت جلب افکار عمومی متوجه نمود. در سال 1906 اولین شرکت خصوصی خدماتی تحت عنوان روابط عمومی توسط آی وی لی (I-V-Lee) که فارغ‌التحصیل دانشگاه پریستون و خبرنگار روزنامه نیویورک ورلد بود ایجاد شد که این فرد را پدر روابط عمومی در آمریکا می‌نامند.

سال‌های 1918 تا 1929 به عنوان مرحلة پس از جنگ و رشد بسیار وسیع واحدهای روابط عمومی، بویژه در زمینه‌های اقتصادی و نیز تشکیل نخستین دورة آموزشی روابط عمومی در سال 1923 در دانشگاه نیویورک، که توسط (ادوارد.ال. برینز) تدریش شد.از سال 1929 تا 1939 که با رشد پیگیر، منظم و علمی روابط عمومی‌ها و اعمال کوششهای فراوان جهت ایجاد توازن و هماهنگی بین منافع فردی و مصالح عامه صورت پذیرفت.

سال‌های 1939 تا 1945 و جنگ جهانی دوم: در این دوره در کنار کمیته اطلاعات عمومی، دولت اقدام به تأسیس ادارة اطلاعات جنگ کرد و برخورداری از روابط عمومی بجز در آمریکا در سایر کشورها چون انگلیس، آلمان، فرانسه، هلند و ... هم احساس شد.

از سال 1945 تاکنون جهان با گسترش بسیار روزافزون واحدهای روابط عمومی روبرو بوده است و همراه با آن کتاب‌ها و مطالب زیاد در زمینة روابط عمومی تألیف شده است. مؤسسات آموزشی روابط عمومی، سازمانهای سنجش افکار عمومی، انجمنها و اتحادیه‌های روابط عمومی و بالاخره رشته های تحصیلی دانشگاهی روابط عمومی بوجود آمد و روابط عمومی در تمام دنیا به عنوان یک امر ضروری مورد توجه قرار گرفت.

تاریخچة روابط عمومی درایران 

برای اولین بار در مرداد ماه سال 1332 هجری شمسی در نمودار سازمانی شرکت سهامی تصفیة نفت ایران مستقر در آبادان، اداره‌ای تأسیس شد که آن را روابط عمومی نامیدند. از سال 1340 به بعد با الگوبرداری از این شرکت، وزارتخانه‌ها و مؤسسات بزرگ دیگر نیز به ترویج واحدهایی به نام‌های انتشارات، مطبوعات، تبلیغات و اطلاعات که بعداً همگی به روابط عمومی تغییر نام یافت، پرداختند.

از سال 1350 ادارات روابط عمومی با شکل و ترکیب فعلی و با آیین‌نامه‌ها، اساس‌نامه‌ها و شرح وظایف خاص خود از گسترش بیشتری برخوردار شدند و توسط سازمان امور اداری و استخدامی کشور و وزارت اطلاعات و جهانگردی وقت‌ (وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی) از سال 1354 تشکیلات جدید روابط عمومی در سازمان‌ها به تصویب رسید و به تدریج رشد و توسعة ادارات روابط عمومی به حدی رسید که امروز شاهد ان هستیم که هر مؤسسه، سازمان، کانون، نهاد و ... دارای روابط عمومی می‌باشد.

تعریف روابط عمومی

تعاریف متعددی از روابط عمومی موجود است که هرکدام از زاویه خاصی به آن نگریسته است. ما در اینجا به تعدادی از آنها که توسط صاحب‌نظران برجسته این رشته مطرح شده است می‌پردازیم.مارستین می‌گوید: روابط عمومی عبارت است از هنری که به کمک آن می‌توان مؤسسه، سازمان و فرد را مورد علاقه و احترام کارمندان، مشتری‌ها و مردمی که با آن سروکار دارند قرار داد.

دکتر حمید نطقی (پدر روابط عمومی ایران) در جایی روابط عمومی را وکیل مدافع سازمان در بیرون و مدعی‌العموم در داخل  سازمان تعریف کرده است.

رکسی هارلو در تعریف روابط عمومی می‌گوید، روابط عمومی عبارت از دانشی است که توسط آن، سازمان‌ها آگاهانه می‌کوشند به مسئولیت اجتماعی خویش عمل کنند تا بتوانند تفاهم و حمایت کسانی را که برای مؤسسه اهمیت دارند، به دست آوردند.

اسکات‌ام کاتلیپ صاحب نظر روابط عمومی در جهان: روابط عمومی، اداره کردن وظایف شناسایی و ایجاد، حفظ و نگهداری روابط مطلوب و برجسته بین سازمان و جامعه است. جامعه‌ای که توفیق و ناکامی یک سازمان به آن وابسته است.لانگ و هازلتون؛ روابط عمومی کارکرد ارتباطی مدیریت است که از طریق آن سازمان‌ها با محیط خود سازگار می‌شوند، آن را اصلاح می‌کنند و تغییر می‌دهند یا آن را حفظ می‌کنند تا به اهداف سازمانی دست یابند.

تعریف انجمن جهانی روابط عمومی: انجمن جهانی روابط عمومی در ماه می 1960، تعریف زیر را برای روابط عمومی تدوین و تصویب کرد. همین تعریف در نشست سال 1987 مکزیکو، مورد تائید قرار گرفت.

براساس تعاریف یاد شده، می‌توان ویژگی‌هایی را برای روابط عمومی بر شمرد.

-          روابط عمومی علم و دانشی است

-          کوشش آگاهانه و برنامه‌ریزی شده

-          وسیله جلب نظر، تفاهم و پشتیبانی مخاطبان و حفظ و نگهداری آن با استفاده از وسایل مختلف نظیر رسانه‌ها

-          بخشی از وظایف مدیریت سازمان

-          فعالیتی مبتنی بر تحقیق

-          روابط عمومی هنر است

-          توجه به تجزیه و تحلیل گرایش‌ها

-         وسیله مشاورة مدیران

-          وسیله تغییر در افکار عمومی

-          وسیله اطلاع رسانی به مردم

-          وسیله ایجاد ارتباط دوسویه بین سازمان با مخاطب و بالعکس

-          وسیله ایجاد ارتباط اقناعی

براساس آنچه که بیان شد، می‌توان تعریف کاملی را برای روابط عمومی ارائه داد: روابط عمومی، مجموعه‌ای از عملیات ارتباطی آگاهانه مبتنی بر برنامه و تحقیق است که با استفاده از شیوه‌های علمی و هنری به دنبال ارتباط با مردم و اطلاع یابی از نظرهای آنان، تجزیه و تحلیل گرایش‌های مخاطبان و افکار عمومی به منظور گفتگو با آنان برای رسیدن به تفاهم با کاربرد روش‌ها و ابزارهای ارتباطی نوشتاری، گفتاری، دیداری و شنیداری است.

آشنایی اجمالی با فعالیت‌های روابط عمومی

از آنجا که وظیفه روابط عمومی‌ها، مردم داری، تعاطی افکار، شکیبایی و بردباری در شنیدن، صداقت و انصاف در پاسخگویی و ... است و همچنین مؤظف به اجرا و انجام وظایف و فعالیت‌های خود می‌باشند در این بخش به طبقه‌بندی فعالیت‌های یک روابط عمومی‌ می‌پردازیم چرا که اجرای این شاخصها و فعالیت‌ها مورد انتظار از یک روابط عمومی کارآمد است.

1-     ارتباطات مردمی

الف) ارتباطات مردمی در شاخه دریافت پیشنهادها

-          داشتن فرم پیشنهادها

-          نحوه جمع‌آوری پیشنهادها

-          داشتن دبیرخانه یا واحد مرتبط

-          طبقه بندی پیشنهادها و ارائه جدول

-          چگونگی قدردانی از افراد پیشنهاد دهنده

-          پیگیری پیشنهادها

-          ارزیابی اثربخشی پیشنهادها

ب) ارتباطات مردمی در شاخه پاسخگویی

-          استفاده از راهکارهای مختلف نظیر نامه، صندوق پستی و ...

-          استدلال کافی و اقناع لازم در پاسخگویی

-          ستون پرسش و پاسخ در نشریه داخلی سازمان

-          جلسات پرسش و پاسخ کارکنان و مردم

-          تریبون آزاد

-          اختصاص تلفن و پست صوتی

عمده ترین اهداف واحد ارتباطات مردمی در یک واحد روابط عمومی را می‌توان به شرح زیر فهرست کرد:

1-      ایجاد ارتباط حضوری و چهره به چهره بین مدیران سازمان با مردم و کارکنان

2-      تکمیل فرآیند اطلاع رسانی به مردم و کارکنان و تعیین نقاط تاریک و پیامهای ناگفته برای آنان

3-      رفع فوری تعدادی از مشکلات کارکنان و مردم

4-   ایجاد ارتباط دوسویه با مردم و کارکنان، دریافت پی فرمت پیامهای ارایه شده که در نهایت، رضایتمندی و قانع شدن آنان را در پی دارد؛

5-      بسط و توسعه ارتباط بین مدیریت و کارکنان سازمان به منظور رفع مشکلات کارکنان

6-      ایجاد مجرای مناسب برای آشنایی با نقطه‌نظرها، دیدگاهها، پیشنهادها و مشکلات مردم و کارکنان

سازماندهی ارتباطات مردمی

بی‌تردید تحقق و تامین اهداف یادشده، مستلزم طراحی واحدی به نام «ارتباطات مردمی» است تا بتواند ضمن برنامه ریزی و نظارت بر انجام آن، فعالیت‌های ارتباطات مردمی را به مرحله اجرا بگذارد. ضمناً باید به این نکته توجه داشت «ارتباطات مردمی، صرفاً پاسخگویی به تلفن‌ها و یا پاسخ به چند نامه نیست، بلکه «ارتباط مردمی» ایده‌آل، باید بتواند به اهداف مورد نظر، جامة تحقق بپوشاند.

انواع ارتباطات مردمی

مهمترین انواع «ارتباطات مردمی» که روابط عمومی باید آنها را در برنامة عملی سالانه خود منظور کند، عبارت است از:

الف- ارتباطات مردمی درون سازمانی

1-   برگزاری جلسات پرسش و پاسخ بین کارکنان و مدیریت: یکی از شیوه‌های مهم ارتباطات مردمی درون سازمانی است. این شیوه معمولاً به دو شکل تحقق می‌یابد: اول اینکه هریک از کارکنان به طور انفرادی با رئیس سازمان مربوط ملاقات کرده، دیدگاهها و مسایل خود را با وی درمیان می‌گذارند. دوم اینکه در یک نشست عمومی معمولاً پس از بیان کلیاتی توسط مسئولان که می‌تواند در متن خود، پاسخهایی را در بر داشته باشد، کارکنان پرسشهای خود را به طور کتبی و یا شفاهی طرح می‌کنند تا مسئولان سازمان، پاسخهای لازم را ارایه کنند.

2-   برگزاری جلسات تریبون آزاد، در این شیوه، روابط عمومی با صدور اطلاعیه‌ای از کلیه کارکنان داوطلب، درخواست می‌کند تا در صورت تمایل در جلسه بحث آزاد شرکت کنند. آنگاه با اعلام قبلی، جلسه را در یک روز معین برگزار می‌کند.

یکی از ویژگیهای عمده این گونه جلسات، اداره آن توسط خود کارکنان است و معمولاً این   کار با انتخاب یک نفر از بین کارکنان به عنوان دبیر جلسه صورت می‌گیرد. در این جلسات            هریک از کارکنان به طور آزاد و شفاهی نقطه نظرات خود را مطرح می‌سازد و مسئول مربوط پاسخ لازم را ارایه می‌کند.

ب) ارتباطات مردمی برون سازمانی

صرف نظر از شیوه‌های ارتباطات مردمی درون سازمانی، اهم شیوه‌های مرسوم برون سازمانی در زیر می‌آید:

1-      برگزاری جلسه با هریک از اقشار مردم

بی‌تردید، هیچ خدمتی وجود ندارد که به نحوی کلیه اقشار مردم را تحت تاثیر قرار ندهد، لذا در برنامه ریزی ارتباطات مردمی، باید برای هریک از گروه‌های هدف برنامه ریزی کرد. ضمن اینکه باید توجه داشت که هر سازمانی باید به طور ویژه مخاطبان خاص خود را در طراحی ارتباطات مردمی منظور کند.

2-      ارتباطات مردمی تلفنی

از شیوه‌های مرسوم و مؤثر در ارتباطات مردمی، اختصاص چند شماره تماس برای ارتباط تلفنی مخاطبان با روابط عمومی سازمان به عنوان سخنگوی دستگاه ذی‌ربط است. این شیوه به مخاطب امکان می‌دهد تا هر آن، در صورت تمایل، از طریق تلفن، دیدگاهها یا مسایل خود را مطرح سازد.

3-      ارتباطات مردمی مکاتبه‌ای

یکی از شیوه‌های قدیمی و پایدار ارتباطات مردمی به ویژه در بعد برون سازمانی، دریافت نامه‌های مردم و پاسخگویی دقیق و صحیح به آنهاست. در این مورد، روابط عمومی باید در دوره‌های زمانی معین، نامه‌ها را افزون بر ارسال پاسخ برای هریک از آنها، تجزیه و تحلیل کند و طبق رویه یادشده به مدیریت سازمان منعکس سازد.

4-      حضور مدیران در بین مخاطبان خاصارتباطات مردمی برون سازمانی خود باید مخاطبان خاصی را دعوت کرده و جلسه پرسش و پاسخ بین آنان و مدیریت برگزار کند باید افزود که شیوه دیگر ارتباطات مردمی برون سازمانی، حضور مدیران در بین مخاطبان خاص است که حتی تاثیر مثبت آن بیشتر از شیوه‌های قبلی است.

5-      دریافت پیشنهادهای کارکنان

شیوه دیگری که در ارتباطات مردمی می‌توان در نظر داشت، دریافت پیشنهادهای کارکنان است شیوه مورد نظر در این راه کاربرد «نظام پیشنهادهای کارکنان» است. در این نظام هدف، بهره‌مندی سازمان از پیشنهادهای کلیه کارکنان است. باید به همه پیشنهادهای قابل قبول براساس درجه اهمیت، پاداشی اعطا کرد.در نظام پیشنهادهای کارکنان، پیشنهادها پس از بررسی در کمیته اجرایی و تائید آن در گروههای کارشناسی، از طریق کمیته مرکزی به بالاترین مقام سازمان منعکس می‌شود و با امضای بالاترین مقام سازمان قابلیت اجرایی پیدا می‌کند.

2- ارتباطات رسانه‌ای

الف) ارتباطات رسانه‌ای در شاخة خبر

1-      ذکر منبع خبر

2-      برخورداری از ارزشهای خبری

3-      استفاده از سبک‌های خبری

4-      تیتر و روتیر خبری

5-      سرعت در ارسال خبر

6-      درست‌نویسی و نشر مناسب

7-      مختصر و مفید بودن متن خبر

8-      روشن و رسا بودن و عدم ابهام

9-      داشتن فرم منظم خبری

10-   میزان و نحوة انعکاس خبر در نشریات

ب) ارتباطات رسانه‌ای در شاخه جوابیه

1-      سرعت در ارسال جوابیه

2-      لحن و گفتار مثبت و مؤدبانه در جوابیه

3-      کامل و جامع بودن نوع جوابیه

4-      داشتن تیتر مناسب

5-      ذکر نام و تاریخ و شماره نشریه

6-      درست و صحیح نویسی جوابیه

7-      مختصر و مفید بودن جوابیه

8-      روشن، واضح و صریح بودن جوابیه

3-      انتشارات 

1-      وجود خلاقیت و برجستگی در کار

2-      نحوه برجسته سازی مطالب مهم

3-      رعایت قانون مطبوعات

4-      انطباق کلی مطالب با اهداف سازمان

5-      تنوع مطالب و نزدیکی به اهداف

6-      مشخص بودن محل درج مطالب

7-      کیفیت مطالب مندرج و ارزش  آنها

8-      شخصیت مداری یا سازمان مداری در نشریه

9-      استفاده از طرح‌ها و تصاویر مناسب

10-   طراحی و صفحه‌آرایی و ویرایش خوب

11-   تناسب قطع و اندازه و زمان انتشار نشریه

12-   طراحی روی جلد و انطباق آن با ماهیت سازمان

4- آموزش

1-      مشخص بودن طول دوره آموزش

2-      داشتن سرفصل و منابع آموزشی کارآمد

3-      دعوت از اساتید برجسته و خبره

4-      فراهم آوردن جزوات آموزشی و کمک آموزشی

5-      برگزاری آزمون در پایان دوره آموزشی

6-      اعطای گواهی نامه و اعلام ریز نمرات پایان دوره

7-      اشتراک نشریات علمی تخصصی

5- نظرسنجی

1-      چگونگی تدوین طرح تحقیق

2-      چگونگی ترتیب مراحل تحقیق

3-      چگونگی گردآوری و تنظیم اطلاعات

4-      چگونگی نظرسنجی و نمونه‌گیری

5-      تنظیم و استخراج جداول یک بعدی و دو بعدی

6-      انجام آزمون فرضیه‌ها

7-      بهره‌گیری و بهره‌برداری از نمودارهای آماری

8-      نحوة تجزیه و تحلیل اطلاعات و داده‌ها

9-      چگونگی ارائه راه‌حلها و نتیجه گیری

10-   ذکر ضمایم (فهرست‌ها، منابع، پرسشنامه‌ها و ...)

11-   میزان توجه و اهمیت دادن به موضوع

12-   وجود خلاقیت و برجستگی در کار

13-   هماهنگی و همسویی موضوع مورد تحقیق با اهداف روابط عمومی

روابط عمومی، وظایف، کارکرد

با توجه به مطالبی که پیشتر در ارتباط با فعالیت و کارکردهای روابط عمومی ذکر شد، در اینجا سعی می‌کنیم این مطالب بیشتر بسط داده و تشریح شود. لازم به ذکر است انشاءا.... تلاش خواهیم کرد در جزوات بعدی هریک از این وظایف را به طور جداگانه مورد بررسی قرار دهیم.

ارتباط با رسانه‌ها

ارتباط روابط عمومی‌ها با رسانه‌ها، یکی از وظایف اصلی روابط عمومی است؛ به گونه‌ای که یکی از تعاریف روابط عمومی، آن را کابرد خردمندانه «رسانه‌ها» برای نفوذ در «افکار عمومی» می داند. بنابراین توفیق روابط عمومی در تاثیرگذاری کامل بر افکار عمومی نیازمند بهره‌برداری بهینه از ارتباط سنتی، رسانه‌ای و مستقیم است. وسایل ارتباط جمعی با داشتن ویژگی‌هایی نظیر سرعت انتشار پیام، گسترة توزیع پیام، افزایش گیرایی و جذابیت پیام و نیاز نداشتن به صرف هزینه‌های زیاد، از قابلیت شایان توجهی برای کاربرد در روابط عمومی برخوردار هستند، به عبارت صریحتر روابط عمومی بدون کاربرد رسانه‌ها ، نمی‌تواند به اهداف خود دست یابد و برای توفیق خود، محتاج و نیازمند ارتباط اصولی با رسانه‌هاست. تأمل در کارکردهای رسانه‌ها و روابط عمومی، نشان می دهد که این دو از لحاظ شیوه‌های کاری و اهداف، دارای شباهت و فصل‌های مشترک‌ زیادی هستند که در زیر به برخی از آنها اشاره می شود.

1- اطلاع‌رسانی: یکی از وظایف اصلی رسانه‌ها، اطلاع‌رسانی به مردم است. رادیو، تلویزیون و مطبوعات، هر روز انبوهی از اطلاعات و پیام‌ها را به صورت نوشته یا صدا و تصویر در قالب‌های مختلف همچون خبر، گزارش، مقاله، مصاحبه، فیلم، نمایش و .... به مردم عرضه می‌کنند. از طرف دیگر، مطالعة شرح وظایف روابط عمومی حاکی از آن است که روابط عمومی نیز همچون رسانه‌ها، درصدد اطلاع‌رسانی است و این از وظایف عمدة آن محسوب می شود.

2- تاثیرگذاری بر افکار عمومی: تاثیرگذاری بر افکار عمومی و جلب توجه آن، از اهداف مشترک رسانه‌ها و روابط عمومی است. همچنین، هردو، از افکار عمومی تاثیر پذیرفته و سعی دارند برای کارآیی بیشتر، پس فرمت‌های آن را درباره عملکرد خود بررسی کنند.

3- مخاطبان یکسان: رسانه‌ها و روابط عمومی دارای مخاطبان یکسان هستند که همانا مردم می‌باشند گرچه ممکن است که روابط عمومی با هدف تاثیرگذاری خاص، مخاطبان خود را به طبقات مختلف تقسیم کرده و دایره و شعاع پیام آن محدودتر از رسانه‌ها باشد.

4- استفاده از فنون و ابزارهای مشترک: رسانه‌ها و روابط عمومی هردو از فنون و ابزارهای یکسان استفاده می‌کنند. استفاده از عکاسی، تصویربرداری، نویسندگی، خبرنویسی، گزارش‌نویسی، گرافیک، طراحی و ... بخشی از فنون و ابزارهای مشترکی هستند که این دو به کار می برند.

آموزش در روابط عمومی

آموزش کارکنان روابط عمومی و بهسازی توان علمی – تخصصی آنان، یکی از امور بسیار ضروری در روابط عمومی است. بایستی با کاربرد شیوه‌های مختلف کوشید تا کارکنان روابط عمومی پیوسته با آخرین مطالب علمی روز در زمینه‌های روابط عمومی و ارتباطات آشنا شوند.

1- اشترک نشریات تخصصی روابط عمومی: در حال حاضر در کشور چندین نشریه تخصصی در حوزه ارتباطات و روابط عمومی چاپ و منتشر می شود روابط عمومی‌ها بهتر است این نشریات را برای کارکنان خود تهیه کنند و در اختیار آنان قرار دهند تا از این طریق، آنان پیوسته از مطالب تخصصی و آموزشی استفاده کنند.

2- برگزاری سخنرانیهای تخصصی: با دعوت از صاحب نظران و استادان رشته ارتباطات و روابط عمومی می‌توان کارکنان روابط عمومی را با تازه‌ترین نظریه‌ها و تجربیات روابط عمومی آشنا کرد.

3- برگزاری همایش آموزشی: در این روش، تعدادی از افراد صاحب نظر در زمینه روابط عمومی درباره یک موضوع خاص از موضوعات مربوط به روابط عمومی به ایراد سخنرانی می‌پردازند و کارکنان از این طریق، اطلاعات خود را در زمینه‌های مختلف عمق می‌بخشند.

4- انتشار نشریه‌های آموزش ادواری یا موردی: انتشار نشریه آموزش ادواری می‌تواند یکی از راه‌کارهای آموزشی باشد، با این وصف، دست کم می‌توان به انتشار نشریات موردی درباره یکی از موضوع‌های مربوط به روابط عمومی اقدام کرد.

5- برگزاری دوره‌های کوتاه مدت آموزشی: برگزاری این گونه دوره‌ها بویژه برای کارشناسان رشته‌های غیر مرتبط با روابط عمومی و کارکنان ساده و نیز عمق بخشیدن و نوسازی معلومات تخصصی کارشناسان دارای مهارت‌های علمی دانشگاهی درباره روابط عمومی و ارتباطات نیز ضروری است. اجرای چنین حوزه‌هایی، هم شعور علمی و تخصصی کارکنان را افزایش می‌دهد و هم با احتساب آن در ارتقای گروه شغلی، آنان از انگیزشی کافی برخوردار خواهند شد.

امور فرهنگی و نمایشگاهها

بخشی از فعالیت‌های روابط عمومی، شامل فعالیت‌ها و امور فرهنگی و نمایشگاهی است که در این بخش یکی از اهداف عمده روابط عمومی، یعنی فرهنگ‌سازی دنبال می‌شود. برای آشنایی بهتر با این نوع فعالیت‌ها، فهرست اهم فعالیت‌های این بخش بیان می‌شود:

1-      برگزاری مراسم و گرامیداشت مناسبتها

2-      برگزاری نمایشگاه‌های داخلی و خارجی

3-      اجرای امور سمعی و بصری شامل تولید عکس، فیلم، اسلاید، پارچه نویسی و خطاطی

4-      برگزاری سمینار

مراسم

درباره برگزاری مراسم در مناسبت‌های مختلف، بایستی تاکید کرد که مدیریت مراسم در صورتی می‌تواند به بهترین نحو عمل شود که مبتنی بر برنامه مدون باشد، برای این منظور، تهیه «تقویم مراسم» و «جدول مناسب ها» و گنجانیدن برنامه‌های مورد نظر برای اجرا در یک مناسبت در آنها ضروری است. هر روابط عمومی باید براساس وظایف و شخصیت سازمان مربوط مناسبت‌های خاص سازمان خود را استخراج و آن را بر روی کاغذ درج کندصرف نظر از برنامه ریزی برای اجرای مراسم، بایستی توجه داشت که می‌توان مراسم مختلف را طبقه‌بندی کرد. برای مثال مناسبت‌های خاص سازمانی از اهمیت بسیار برخوردار است و بایستی برای پیشبرد بهتر امور مربوط به آن تشکیل ستاد خاص برگزاری ان مراسم مبادرت کرد.

برگزاری نمایشگاه

نمایشگاه را به مثابه رسانه باید تلقی کرد. چرا که در نمایشگاه، غرفه دار به عنوان فرستنده پیام و بازدیدکنندگان به عنوان گیرنده اطلاعات نقشی دارند و بهترین تماس با مشتریان و انتقال اطلاعات به این نحو صورت می‌گیرد. با این دیدگاه می‌توان نمایشگاه را می‌توان به عنوان یک وسیله ارتباط جمعی مورد توجه قرار داد.

برنامه ریزی نمایشگاهی 

برگزاری نمایشگاه همچون سایر فعالیت‌های روابط عمومی برای رسیدن به اهداف خود، محتاج برنامه ریزی است. که فهرست وار می‌توان به موارد ذیل اشاره کرد:

1-      تصمیم‌گیری برای حضور در نمایشگاه

2-      رزرو مکان مناسب

3-      تنظیم بودجه (شامل هزینه‌های مستقیم، مواد نمایشگاهی، اطلاع رسانی رسانه‌ای و هزینه‌های پرسنلی)

4-      انتخاب طرح غرفه

5-      انتخاب کالاهای نمایشگاهی

6-      اولویت‌گذاری بین مواد قابل عرضه

7-      هماهنگی با طراح غرفه

8-      سفارش خدمات ویژه (شامل نورپردازی، رنگ، گرافیک، گل، بلندگو و ...)

9-      برنامه ریزی نظافت غرفه‌ها

10-   نوشتن و خطاطی سر در غرفه‌ها

11-   تصویب طرح حضور یا شرکت در نمایشگاه

12-   مناقصه گذاشتن اجرای طرح و ساخت غرفه

13-   انتخاب همکاران و توجیه آنان

14-   ارسال دعوتنامه‌ها براساس فهرست بازدیدکنندگان

15-   تهیه بلیط نمایشگاه و کارت

16-     اطلاع‌رسانی

17-   چاپ کاتالوگ و بروشور نمایشگاه

18-   تهیه هدایا

19-   برگزاری کنفرانس خبری

20-   تهیه ملزومات لازم مانند رایانه و نمابر و ... برای تجهیز غرفه‌ها

فعالیتهای سمعی و بصری

فعالیت‌های سمعی و بصری، به آن بخشی از فعالیت‌های روابط عمومی اطلاق می شود که مخاطبان آنها را با چشم می بینند و یا با گوش خود می‌شنوند و لذا جنبه بصری و یا شنیداری دارند. از فعالیت‌هایی که می‌توان در این زمره قرار داد، می‌توان به تولید عکس، فیلم، اسلاید، پارچه‌نویسی و خطاطی اشاره کرد.

عکس

عکس در روابط عمومی کاربردهای مختلفی دارد. تهیه عکس برای استفاده در خبر یا استفاده از آن در فیلم، نمونه‌هایی از کاربرد عکس در روابط عمومی هستند. به منظور سازماندهی موضوع عکس، ایجاد «بانک عکس» و نگهداری عکس مسئولان سازمان و نیز طرح‌های شاخص و مهم سازمان توسط روابط عمومی یک اقدام لازم و ضروری است.

مجله ویدئویی

مجله ویدئویی از تکنیک‌های جدیدی است که اخیراً استفاده از آن در روابط عمومی مورد توجه قرار گرفته است. در این روش، اهم اخبار و فعالیت‌های تصویری مربوط به سازمان در طول یک زمان معین مثل هفته یا ماه به صورت برنامه تصویری کوتاه همراه با گفتار لازم تهیه شده و در محیط‌های پر رفت و آمد سازمان به نمایش گذاشته می‌شود.

فعالیت‌های فرهنگی و نمایشگاهی     

وسایل الکترونیک در حال حاضر، یکی از امکانات و لوازم مورد نیاز نمایشگاهی نیز بشمار می رود. استفاده از ویدئو و سی دی برای نمایش فعالیت‌های سازمان یا معرفی کالا یا خدمت خاص، در نمایشگاهها از فعالیت‌های ثابت محسوب می‌شود.

بخش همزمان برنامه ها با استفاده از تلویزیون مداربسته

یکی از کاربردهای ویدئو، ایجاد امکان پخش همزمان برنامه‌های زنده در یک مکان دیگر با استفاده از تلویزیون مدار بسته است. این کار در همایش‌ها و مراسم کاربرد بیشتری دارد.

تله کامپیوتر

روابط عمومی‌ها می‌توانند با استفاده از تله کامپیوتر بویژه در ارتباطات مردمی وضعیتی را ایجاد کنند که مسئول سازمان بتوانند بدون نیاز به حضور  در بین مردم همزمان با چندین نفر ارتباط برقرار کنند و نوعی ارتباط دوسویه‌ای برقرار کنند.

برگزاری سمینار

سمینار به معنی قلمستان و بذرافشاندن است. با این وصف، می‌توان گفت سمینار به تجمعی گفته می شود که در آن روش‌های جدید در هر فنی مورد مطالعه قرار می‌گیرد و بهترین و آسانترین راهها برای ارتقای کیفی امور برگزیده می‌شود.

1- عنوان سمینار: عنوان سمینار باید جامع و مانع باشد و جنبه‌های مختلف موضوع اصلی سمینار را در بر می‌گیرد.

2- اهداف سمینار: مهمترین هدف یک سمینار، دستیابی به راه‌حل‌های عملی درباره یک موضوع است.

3- تشکیل ستاد برگزاری سمینار: تشکیل جلسات گوناگون مقدماتی با حضور افراد و بخش‌های مورد نظر ضروری است که بهترین شکل آن می‌تواند در قالب «ستاد برگزاری سمینار» تجلی یابد.

4- تشکیل گروه‌های کاری: ستاد برگزاری سمینار می‌تواند از گروههای کاری مختلف (برحسب نیاز) شکل گیرد برای مثال، اغلب سمینارها به وجود گروههای کاری نظیر، انتشارات ارتباط رسانه‌ای، تدارکات، تشریفات و تبلیغات نیازمندند تا امور مربوط به سمینار را به پیش برند.

5- تعیین زمان و مدت برگزاری سمینار: نخستین اقدام برای آغاز عملیات مربوط به سمینار مشخص کردن زمان و مدت برگزاری سمینار می‌باشد.

چارت تشکیلات روابط عمومی

دون شک هر وزارتخانه ارگان، سازمان یا مؤسسه کوچکی نیاز به تشکل منسجم و ثابتی به نام روابط عمومی‌ دارد. چارت تشکیلات روابط عمومی‌ها برحسب نوع خدمتی که به جامعه ارائه می‌کند متفاوت است. در سازمانهای خدماتی، رفاهی، تجاری و سیاسی چارت این تشکیلات شکل خاصی بخود می‌گیرد. به عنوان مثال در یک مؤسسه تجاری پس از مدیریت روابط عمومی وجود یک وکیل حقوقی یا مشاور مدیریت لازم است در حالیکه در یک سازمان دولتی که عموماً سیاستگذاری و هدایت برنامه‌های کلان را برعهده دارد وجود یک معاون به جای وکیل حقوقی یا مشاور ضروری‌تر به نظر می‌رسد. در رده‌های پایین واحدهای مجزا و پراهمیتی چون ارتباط با رسانه‌ها، ارتباطات مردمی، واحد تبلیغات و انتشارات را پیش رو داریم که در واقع نمایة بیرونی سازمان را حفاظت می‌کنند یا به عبارت دیگر وکیل مدافع سازمان هستند و در عین حال به روابط دوسویة درون و برون سازمانی پرداخته و به آن عینیت و نظم می‌بخشند شرح وظایف و کارکردهای هر قسمتی به تفصیل در بخشهای دیگر این سلسله مباحث خواهد آمد. در پایان لازم به یادآوری است که واحدهای سمعی و بصری، کتابخانه و رایانه و اینترنت از بخشهای ضروری روابط عمومی بشمار می روند که در سرعت بالا بردن اطلاعات روزمره کارکنان و دستیابی به دانش روز نقش بسزایی ایفا می‌کنند. ایجاد سایت اینترنتی جهت انتشار اخبار سازمانی و جمع‌آوری اطلاعات ضروری قسمت مهمی از یک روابط عمومی نوین است و به همین جهت مخاطب همیشه به اخبار و اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی خواهد داشت.

اصول و مبانی روابط عمومی:

امروزه روابط عمومی‌ به عنوان علم دارای اصول و مبانی اولیه می‌باشد. عموماً شاهد آن هستیم که واژه روابط عمومی‌ در میان مردم استفاده می‌شود بدون در نظر گرفتن اینکه واقعاً روابط عمومی چیست؟ آیا در زمره علوم پایه قرار می‌گیرد یا هنری است که از خلاقیت بهره‌ می‌گیرد و خود پس از موسیقی، نمایش، سینما و ... هنر هشتم خوانده می‌شود.

در شناخت اصول اولیه روابط عمومی می‌توان به وظایف درون سازمانی و برون سازمانی اشاره کوتاهی داشت. یک روابط عمومی در وهلة اول باید با توسعة بهداشت روانی در محیط کار و ایجاد امنیت فکری در میان کارکنان زمینة همکاری و ارتباط متقابل را در میان آنان بوجود بیاورد که در نهایت به تقویت احساس مسئولیت در مجموعه منجر خواهد شد. در ضمن رسیدگی به درخواستها و پیشنهادهای کارکنان و کنترل و نظارت برامور رفاهی، تأمینی و هنری آنان از جمله فعالیتهای درونی سیستم روابط عمومی می‌باشد.

یک روابط عمومی فعال و مفیدباید با شرکت در جلسات مهم دستگاه و ارتباط مستقیم با مسئولین دستگاه به صورت مستمر کارکنان را از چگونگی سیاستها، تصمیمات جدید و آیندنگریها آگاه نماید و با حضور در سفرهای داخلی و خارجی مسئولین مربوطه در جریان مستقیم آخرین طرحهای دردست اجرا و برنامه‌ها و خط مشی‌ها قرار بگیرد. در کنار این وظایف خطیر، انجام امور خطاطی در زمینه‌های تبلیغاتی تهیه آرشیو سمعی و بصری و تنظیم شعائر و برگزاری مراسم مذهبی و مناسبتها از فعالیتهای خرد واحد روابط عمومی محسوب می‌شود ( اگرچه متأسفانه در تعدادی از واحدهای روابط عمومی جایگاه واقعی و وظایف خرد و کلان تعویض شده است)

از مهمترین وظایف و فعالیتهای برون سازمانی باید به سنجش افکار عمومی جامعه نسبت به سازمان یا ارگان مربوطه اشاره کرد.

روابط عمومی باید با شناخت دقیق مخاطبین خاص و عام با استفاده از ابراز دقیق و انتخاب روش مناسب به معرفی شایسته از سازمان بپردازد و ضمن برقراری ارتباط مستمر و منسجم با وسایل ارتباط جمعی، در راستای معرفی سازمان از طریق آنها به ایجاد رابطه دوسویه بین مردم و سازمان همت گمارد.

یک روابط عمومی قدرتمند زمینه ساز مدیریت قدرتمند است و می‌تواند با نفوذ در عمق افکار عمومی و مطالعه و بررسی دقیق و کارشناسی به جمع‌آوری اخبار و اطلاعات بیرونی مورد نیاز دستگاه بپردازد و با پردازش این اطلاعات جهت ایجاد تغییرات مطلوب مخاطب در سازمان اقدام مقتضی و کارشناسانه بعمل آورد. در مقابل با توجیه و تحلیل برنامه‌ها نقش سخنگوی آن سازمان را در جهت روشن شدن اذهان عمومی بخوبی ایفا نماید. از اهرمهای موثر برای ایفاء نقش برون سازمانی و اطلاع از افکار عمومی می‌توان به نصب صندوق پیشنهادات و انتقادات، نصب صندوق پستی و اعلام تلفن پیامگیر اشاره کرد.

در راستای همین اصول، روابط عمومی در جهت رسیدن به یک جامعة مدنی باید نقش پاسخگویی و اطلاع رسانی را به خوبی ایفا نماید و با نیروهای کار شناسی خود به ساخت صحیح  افکار عمومی بپردازد یک روابط عمومی مثبت اندیش کسب اطلاعات را حق قطعی مخاطب تلقی می‌کند و ضمن حرمت به کرامت انسانها و جلب مشارکت عمومی از شکل‌گیری و رواج شایعه جلوگیری خواهد کرد. چرا که شایعه محصول ابهام و نیاز اطلاعاتی است و این ابهام مانع رشد و تکامل جامعه مدنی خواهد بود. پس می‌توان چنین نتیجه گرفت که در جامعه هر شایعه‌ای نتیجه ضعف قدرت روابط عمومی آن جامعه است.

در اینجا به ذکر جمله‌ای از دکتر نطقی اکتفا می‌کنیم که: هر مدیریتی شایسته همان روابط‌عمومی است که دارد.

کارشناسان روابط عمومی جهت دستیابی به این اهداف والا باید از متون و تکنیکهایی بهره ببرند که می‌توان آنها را به 3 بخش فنون دیداری، گفتاری و نوشتاری تقسیم کرد.

برگزاری نمایشگاه به منظور در معرض دید قراردادن محصولات یا خدمات سازمان با استفاده از ابزارهای ارتباطی مثل عکس، فیلم و اطلاعیه‌های خبری از فنون دیداری روابط عمومی محسوب می‌شود.

سخنرانی ابزاری است که می‌توان با استفاده از آن در مدت کوتاهی پیام را به عهده زیادی از مخاطبین ارائه داد. این فن نوعی اطلاع‌رسانی حضوری و چهره به چهره به شمار می‌رود. جلسات پرسش و پاسخ بین کارکنان و مدیریت و ایجاد فضای تریبون آزاد از مصادیق بازر فنون گفتاری روابط عمومی است در این میان برگزاری کنفرانس‌های خبری از مهمترین مباحث روابط عمومی به جهت تزریق صحیح و بی‌واسطه اطلاعات به رسانه‌ها و پس از آن به مخاطبان خاص و عام سازمان به شمار می‌رود که از اصول اولیه و بارز واحد روابط عمومی‌ محسوب می‌شود.

تهیه گزارش سالیانه و تنظیم این گزارش در حقیقت تهیه یک سند اطلاعاتی است که در آن سازمان نحوة عملکرد سال گذشته خود را با استفاده از آمار، عکسها و مقالات به اطلاع مدیریت کلان می‌رساند در این میان نشریة تخصصی هر مجموعه گویاترین زبان و مهمترین عضو روابط عمومی بشمار می‌رود. انتشار نشریه داخلی یکی از فنون روابط عمومی‌در بخش درون سازمانی است. این نشریه در واقع نوعی نشریه اداری است که روابط عمومی با اهدافی همچون اطلاع‌رسانی، پرکردن اوقات فراغت کارکنان و خانواده‌های آنان پاسخگویی به پرسشهای کارکنان، تقویت اندیشه‌ها و ارزشهای کاری و سازمانی، توسعه و تقویت تفاهم بین مدیریت و کارکنان به طور منظم و در فاصله زمانی معین منتشر می شود. یک روابط عمومی قدرتمند می‌تواند با استفاده از این ابزار در بالا بردن سطح آگاهی‌های عمومی و تخصصی کارکنان بهره برده و علم و دانش روز جهانی را از این طریق به نیروهای درون سازمانی انتقال دهد و برای همیشه نقش بازوی آموزشی و اطلاع‌رسانی را ایفا نماید، برای تعیین و انتخاب بخشهای مختلف نشریه باید از هدف انتشار نشریه و مخاطبان و نیازهای اساسی آنان اطلاعات کافی و مورد نیاز را بدست آورد.

مخاطب‌شناسی یکی از مبانی روابط عمومی است که می‌توان به عنوان رکن اولیة یک روابط عمومی به آن پرداخت پس از شناخت دقیق مخاطب به ارزیابی نیازهای آنان پرداخته می‌شود و براساس نیاز مخاطبان است که اطلاعات مورد نیاز گردآوری شده و در اختیار آنان قرار می‌گیرد. یکی از شیوه‌های شناخت مخاطب اطلاع‌یابی است که بوسیله شیوه‌های مختلف از قبیل نظرسنجی و افکارسنجی و ... از نیروهای درون سازمانی و برون سازمانی به آن دست می‌یابیم و پس از اطلاع‌یابی کارکرد دوم روابط عمومی که همانا اطلاع‌رسانی است آغاز خواهد شد اما دیگر در روابط عمومی نوین سر ریز حجم بالای اطلاعات ملاک عمل نیست بلکه امروزه باور کارشناسان روابط عمومی براین است که کار روابط عمومی با ارزیابی آغاز و با ارزیابی خاتمه می‌یابد در واقع زمانی که کارشناس روابط عمومی نیاز مخاطب را ارزیابی کرد به تعیین و غربالگری اطلاعات مورد نیاز آنان می‌پردازد و با استفاده از فنون و شیوه‌های مفید و مؤثر این اطلاعات را به سمع و نظر مخاطب می رساند اما این آغاز راه است. در یک واحد روابط عمومی قدرتمند باید مجدداً جامعة مخاطبین مورد ارزیابی قرار بگیرند تا تأثیر ارائه اطلاعات بر آنان مشخص شود و با استفاده از این ارزیابی نهایی است که در واقع می‌توان به کارآیی روشهای بکار برده شده دست یافت و در جهت ارتقاء سطح آن اقداماتی به عمل آورد. در نهایت مشاهده می‌کنیم که افکارسنجی و ارزیابی در خاتمه به همان اندازه ارزیابی اولیه مهم و ضروری به نظر می‌رسد.

چرا که یک سیستم فعال و پویا نه تنها از بدست آوردن تجربیات جدید بی‌نیاز نیست بلکه مشتاقانه در جهت رسیدن به هدف والای خود به آزمون و خطا و استفاده از روشهای مؤثرتر دست خواهد زد که در نهایت همین سیستم قوی روابط عمومی می‌تواند برای رسیدن به هدف راه کوتاه‌تر را با استفاده از تجربیات و ارزیابیهای مشابه گذشته انتخاب نماید.

منابع و مأخذ:

-          روابط عمومی توانمند بازوی مدیریت – محمد بصریان راد – تابستان 81

-          فنون روابط عمومی – اداره کل تبلیغات معاونت امور مطبوعاتی و تبلیغاتی وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی – خرداد 77

-          اصول و فنون برنامه ریزی در روابط عمومی – علی اکبر میرسعید قاضی

-          روابط عمومی در چهارده گفتار – معاونت امور مطبوعاتی و تبلیغاتی وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی

-          مبانی روابط عمومی – احمد یحیایی ایله‌ای

-          تئوری و عمل در روابط عمومی و ارتباطات – علی میرسعید قاضی

 

 

کلیه پروژه‌های مطبوعاتی خود را به قلم اندیشان بسپارید




:: برچسب‌ها: روابط عمومی, روابط درون سازمانی
نويسنده: سید حسین قوامی
تاريخ: ۱۸ دی ۱۳۸۸
نظرات ()

یکی از شکاف‌های مهم در قلب سازمانها، غفلت از ارتباطات داخلی در قبال گرایش بیش از حد به سمت ارتباطات بیرونی است؛ حال آنکه در خط عملیات هر سازمانی، نیروهای داخلی قرار دارند و بینش و کنش آنان است که نخستین داوریها را درباره آن سازمان شکل می دهد.

در ارتباطات کارمندی، اصل طلایی، «مطلع نگهداشتن درخصوص فعالیتهای داخلی و بیرونی سازمان» است؛ چرا که کارکنان همواره تمایل دارند و می توانند به اندازه ای که آگاهی دارند درباره سازمان خود اندیشه کنند و همواره احساس بهتری نسبت به آنچه که انجام می دهند یا نمی دهند، داشته باشند.

بنابراین، با پذیرش اصل اول باید دید که چگونه می توان بستر لازم را برای اطلاع رسانی موثر به همکاران ایجاد کرد.

در این خصوص، چهار روش پیشنهاد می شود:

1- روش نخست: ارتباط رو در رو

یکی از تعارضات عصر دیجیتالی ، این است که تمامی حالت های ارتباطی ، ضرورتا تقویت نشده اند . « ارتباط رودرو » ، اغلب به نفع « نامه الکترونیکی » ، «اینترنت» و « پیام های متنی » و «تلفن همراه » کنار گذاشته شده اند و افراد به واسطه یک ابزار و کانال ارتباطی با هم مرتبط می شوند ، در حالی که هیچ چیزی نمی تواند بر تاثیرات یک ارتباط متقابل و چهره به چهره غالب شود ؛ چرا که در یک ارتباط شخصی ، اعتماد ، درک عمیق تر ، سهولت یادگیری قدرت شکل گیری رفتار و فرآیندهای موثر و ایجاد روابط وجود دارد .

2- روش دوم: ارتباط الکترونیکی

در کنار توجه به ارتباطات حضوری و ایجاد فضای مثبت برای انجام گفت و گوهای شیرین ، استفاده از اینترنت و وسایل ارتباطات الکترونیکی توصیه می شود .

همچنین این بخش به نام «فقط بپرسید» در وب سایت یک سازمان ، فرصتی تا کارکنان آن، هر پرسشی را که دارند، مطرح کننند. با این روش، همه همکاران می توانند به پرسش های خود پیرامون موضوعات مختلف سازمان دست یابند.

در این زمینه، تولید خبرنامه الکترونیکی، نظر بر الکترونیکی و انجام گفت و گوها و اجرای مسابقات الکترونیکی قابل توجه است.

3- روش سوم: ارتباطات مکتوب

روش مکتوب حد ارتباطات کارمندی، حائز اهمیت بوده و در کنار روشهای قبلی، در ایجاد ارتباط کامل غیر قابل اغماض است.

کارتهای تبریک و تسلیت، نشریه کارمندی، بروشورهای اطلاع رسانی ویژه کارکنان و... تعدادی از تکنیک های ارتباط با همکاران است.

چالش های ارتباط کارمند

اما باید دید چه چالش های ارتباطات کارمندی را تهدید می کند:

* مناسبت گرایی: باید توجه کرد توجه به کارکنان و ایجاد ارتباط با آنان، نباید تابعی از مناسبت ها باشد و در غیر مناسبت، آنان مورد غفلت و فراموشی قرار گیرند .

* ارتباط عمودی: همیشه این گونه نیست که فقط کارکنان «دریافت کننده» باشند، و مدیران «ارائه کننده» باید زمینه هایی را مهیا کرد که کارکنان نیز بتوانند ارائه کننده افکار، ایده ها، نظرات و دیدگاههای خود باشند و مسائل خود را نیز طرح کنند .

«نظام پیشنهادهای همکاران» و ایجاد «خانه کارکنان» در هر یک از سازمانها می توانند در خلق چنین فرصت های خدایی موثر باشند.

مدیریت ارتباطات کارمندی: گرایش جدید در این خصوص، واگذاری مدیریت ارتباطات کارمندی به خود کارکنان است .

روش «تریبون آزاد»، متکی بر این گرایش است که طی آن اداره جلسات گفت و شنود به فرد منتخب همکاران سپرده می شود.

4- روش چهارم: ارتباطات بصری

استفاده از ارتباطات بصری، به لحاظ اهمیت مشاهده و شهود در اثربخشی حائز اهمیت است. تولید خبر نامه ویدئویی، ارائه گزارش هایی در قالب فیلم، از جمله این روشها هستند.

در پایان، خالی از لطف نمی بینم که دو اصل از اصول چهارده گانه دمینگ صاحبنظر بر حبه مدیریت را یادآوری کنم:

·         موانع موجود بین کارکنان را از بین ببرید.

·         از شعار دادن، موعظه کردن و هدفگذاری بر روی کارکنان پرهیز کنید.

یعنی، توسعه ارتباط بین کارکنان و باز کردن فضاء ظهور و بروز آنان.

هوشمند سفیدی- مشاور ارتباطات بانک کشاورزی

 

 

کلیه پروژه‌های مطبوعاتی خود را به قلم اندیشان بسپارید




:: برچسب‌ها: روابط درون سازمانی, روابط عمومی
نويسنده: سید حسین قوامی
تاريخ: ۱۸ دی ۱۳۸۸
نظرات ()

این روزها مسئله روابط عمومی برای آن دسته از شرکتهایی که رقابتی تر و به نوعی از سطح ارتباطات بالاتری برخوردار هستند، به صورت یک اصل بنیادین در آمده است، چرا که می باید متفاوت عمل کنند.

در یک دوره زمانی، وقتی اجتماع به وسیله گروه های خاصی به سرعت به جلو برده می شود، روابط عمومی در شکل گیری پایه های مدیریت بسیار مهم جلوه گر می نماید.

هنگامی که اقداماتی صورت می گیرد تا از درستی کار عملیات روابط عمومی اطمینان حاصل شود، در واقع طرح آن برنامه ریخته می شود.

روابط عمومی در واقع به معنای ایجاد ارتباط به یکباره نیست، بلکه به معنای ایجاد ارتباط در راستای خواستها و مقاصد شرکتها است.

اولین قدم تحقیق است که پیش از شروع برنامه روابط عمومی، به تشخیص موقعیت یک شرکت، موسسه یا بانک کمک فراوانی می کند و این خود در تعریف بهترین استراتژی و مناسبترین برنامه برای دستیابی به اهداف ارتباطات، کمک بزرگی است، اما این اهداف باید در راستای خواستها و نیازهای سازمان باشد و اگر نباشد نه تنها ارزش افزوده ندارد بلکه دیر یا زود به وسیله مدیران زیر سئوال می‌روند.

برنامه روابط عمومی که محصول این فرآیند است، باید لوازم و اسبابی را مهیا کند که تحت یک روال مشخص و در یک مدت زمان معلوم، استفاده شود.

در آخر، شخص باید تمامی منابع اعم از انسانی و مواد اولیه و همچنین دستیابی به بالاترین رده های شرکتی تا مراحل پایانی انجام کار را که خود کلید پیروزی تمام طرحهاست ، مطالعه کند.

در طول اجرای برنامه باید چشم از منابع بر نداشت، تمامی بن بست ها را بررسی و نتایج را پیگیری کرد.

هنگامی که اهداف اولیه و نتایج متعاقب آن را مقایسه می کنیم، در می یابیم که مرحلة ارزیابی، به عنوان آخرین مرحله کلیدی روابط عمومی است.

همیشه دلیلی برای بوجود آمدن اقدامات، راه ها و روش ها وجود دارد. عدم موفقیت در هر یک از این مراحل می تواند بر کل پروژه تاثیر بگذارد و به همین دلیل است که گشودن باب یک روش جدید با مدیران شرکتها برای دستیابی به درک عمیق یک پروژه، بسیار مهم جلوه می کند.

 

هوشمند سفیدی- مشاور ارتباطات بانک کشاورزی

 

کلیه پروژه‌های مطبوعاتی خود را به قلم اندیشان بسپارید




:: برچسب‌ها: روابط عمومی
نويسنده: سید حسین قوامی
تاريخ: ۱۸ دی ۱۳۸۸
نظرات ()

انجمن جهانی روابط عمومی در تعریف روابط عمومی تاکید بر مفاهمه دارد ؛ تفاهمی که درون سازمان ، میان مدیران و کارکنان و در بیرون سازمان ، میان سازمان و کسانی که با آن سر و کار دارند، باید وجود داشته باشد و یا به وجود آید.

براساس همین تعریف و با عنایت به وظایف روابط عمومی ، بدون ایجاد رابطه صحیح میان کارکنان در داخل سازمان ، رابطه صحیح با خارج از سازمان نیز امکانپذیر نیست ، اگر هم باشد خالی از خدشه نخواهد بود.

هر چند روابط عمومی با استفاده از نظریه ها و فلسفه های علومی چون مدیریت ، روان شناسی و ارتباطات انسانی می تواند روابط بهتری با مدیران و کارکنان ایجاد کند ؛ اما این نکته را نباید از نظر دور داشت که خلاقیت به عنوان عنصر اساسی در کار روابط عمومی ، وجه تمایز روابط عمومی موفق از ناموفق تلقی می شود. در هر حال ، با استفاده و بهره گیری از خلاقیت ، روابط عمومی می تواند به اقدامات زیر در بهینه سازی روابط درون سازمان دست بزند:

- ایجاد احساس مسوولیت به نحوی که کارکنان همواره خود را جزئی از سازمان بدانند.

- روابط عمومی باید زبان کارکنان ، یا به عبارتی سخن گوی آنان باشد و در مقابل ، خواست های مدیران سازمان را نیز به کارکنان منتقل کند.

- روابط عمومی باید به نیازها، شکایت ها و درد دل های کارکنان توجه کند و تا سرحد امکان در جهت رفع و حل مشکلات و نیازها و مسائل آنان بکوشد و دست کم برای شنیدن نیازها و درد دل های آنها گوش شنوا داشته باشد.

- سیاست های سازمان را به کارکنان منتقل کند و آنان را در جریان برنامه های در دست اقدام و برنامه های آینده قرار دهد و به همین منظور سیستم اطلاع رسانی روزآمد و قوی ایجاد کند و از این راه کارکنان را با اهداف سازمان آشنا کند.

- روابط عمومی باید به رفاه کارکنان در سازمان توجه نشان دهد و در زمینه بهداشت محیط کار و سلامت کارکنان بکوشد و موارد رفاهی دیگر چون غذاخوری و سرگرمی های مناسب برای ساعات فراغت آنان فراهم آورد.

- روابط عمومی حتی در خارج از محیط کار نیز موظف به ایجاد تسهیلاتی برای کارکنان است که از جمله آنها می توان به بیمه ، وسیله رفت و آمد، ایجاد مهد کودک و تهیه ملزومات زندگی به قیمت ارزان تر از بازار اشاره کرد.

- روابط عمومی وظیفه دارد به برگزاری جشنها، جلسه های سخنرانی و جلسه های آشنایی کارکنان با یکدیگر اقدام کند و به انتشار نشریات داخلی بپردازد.

 

حسین قندی

 

کلیه پروژه‌های مطبوعاتی خود را به قلم اندیشان بسپارید




:: برچسب‌ها: نشریه داخلی
نويسنده: سید حسین قوامی
تاريخ: ۱۸ دی ۱۳۸۸
نظرات ()

روابط عمومی موظف است اهداف کوتاه مدت و بلند مدت انتشار نشریه را پیش از انتشار، تدوین و تبیین کند تا در خلال انتشار دچار گمراهی یا خطا نشود و در حین راه بخشی از مخاطبان خود را از دست ندهد.

حسین قندی

 

روابط عمومی ضمن آگاهی یافتن از نظرات کارکنان و مدیران درباره نشریه دلخواه آنان، باید به این نکات توجه کند و در انتشار نشریه آنها را به مورد اجرا درآورد:

1- آگاه کردن کارکنان از عملکرد و پیشرفت های سازمان

2- آگاه کردن کارکنان از اهداف کوتاه مدت و بلندمدت سازمان

3- آموزش کارکنان از طریق نوشته های مختلف مانند مقاله، گزارش های گوناگون، مصاحبه و حتی داستان و حکایت

4- آگاه کردن مدیران از وضع کارکنان و نحوه کارکرد آنان

5- آگاه کردن کارکنان از خواست‌های مدیران برای بالا بردن کیفیت فعالیت‌های سازمان

6- تهیه مطالبی برای سرگرمی کارکنان و ایجاد همدلی بین آنان.

 

کلیه پروژه‌های مطبوعاتی خود را به قلم اندیشان بسپارید




:: برچسب‌ها: نشریه داخلی
نويسنده: سید حسین قوامی
تاريخ: ۱۸ دی ۱۳۸۸
نظرات ()

شوماخر در کتاب‌ "کوچک‌ زیباست" به صورت‌ موجز راز موفقیت‌ سازمان‌ها را در رابطه‌ با مسایل‌ درون‌ سازمانی‌ به‌ شرح‌ زیر بیان‌ کرده‌ است:

1- باید نوعی‌ نظم‌ وجود داشته‌ باشد چون‌ نتیجه‌ بی‌نظمی، نداشتن‌ ثمر و عایدی‌ است.‌ اما بهای‌ نظم‌ نباید نابود کردن‌ آزادی‌ خلاق‌ (نوآوری) باشد زیرا نظم‌ به‌ کارایی‌ و آزادی‌ خلاقیت‌ به‌ مکاشفه‌ و نوآوری‌ می‌انجامد.

2- دادن‌ اختیار و مسئولیت‌ و پاسخگویی‌ به‌ اندازه‌ مسئولیت.

3- موفقیت‌ یک‌ واحد از سازمان‌ باید به‌ آزادی‌ بیشتر و دامنه‌ مالی‌ وسیع‌تر آن‌ بی‌انجامد. درصورتی‌ که‌ عدم‌ توفیق‌ (زیان‌ عملکرد) به‌ محدودیت‌ و کاهش‌ عملکرد منجر نگردد.

4- انگیزش، مدیر که‌ در راس‌ قرار دارد مشکل‌ انگیزش‌ ندارد‌ و هرچه‌ به‌ سمت‌ پایین‌تر حرکت‌ کنیم‌ انگیزش‌ مطرح‌ شده‌ و حاد می‌گردد. تنها مزدی‌ که‌ کارمند می‌گیرد انگیزه‌ کار نیست‌ و کافی‌ هم‌ نیست.

5- نباید دستورات‌ از بالا به‌ کاهش‌ آزادی‌ و خلاقیت‌ در رده‌های‌ پایین‌ منجر شود (رده‌های‌ پایین‌ امکان‌ ارائه‌ نظر و حتی‌ نقد و رد دستورات‌ را داشته‌ باشند.)

 

کلیه پروژه‌های مطبوعاتی خود را به قلم اندیشان بسپارید




:: برچسب‌ها: روابط درون سازمانی
نويسنده: سید حسین قوامی
تاريخ: ۱۸ دی ۱۳۸۸
نظرات ()
  • ارباب‌ رجوع‌ در سازمان‌ ما یک‌ بیگانه‌ نیست‌ بلکه‌ جزئی‌ از اداره‌ ما و شریک‌ فعالیت‌های‌ ماست‌ لذا با خضوع‌ و آداب‌ اسلامی‌ با وی‌ رفتار نموده‌ و از برتری‌ جستن‌ خودداری‌ نمایند.
  • اینط‌ور تصور نمائید که‌ ارباب‌ رجوع‌ نیازمند ما نیست‌ بلکه‌ ما به‌ او نیاز داریم‌. زیرا اداره‌ ما برای‌ راه‌ اندازی‌ کار و خدمت‌ به‌ وی‌ تشکیل‌ شده‌ است‌ بنابراین‌ ما به‌ او متکی‌ هستیم‌ نه‌ او به‌ ما
  • برخورد شما با ارباب‌ رجوع‌ همیشه‌ با خوشروئی‌ همراه‌ بوده‌ و بدون‌ در نظ‌ر گرفتن‌ موقعیت‌ اجتماعی‌ وی‌ باید روابط‌ و مناسبات‌ خوبی‌ با او داشته‌ باشید.

  • برای‌ وقت‌ ارباب‌ رجوع‌ ارزش‌ قائل‌ شوید سرعت‌ عمل‌ در پاسخگوئی‌ و راهنمائی‌ لازم‌ برای‌ به‌ حداقل‌ رسانیدن‌ زمان‌ انجام‌ کار او را همیشه‌ مدنظ‌ر داشته‌ باشید.
  • اگر کار او را به‌ روز بعد موکول‌ می‌شود وی‌ را از این‌ موضوع‌ که‌ پیگیر کار او خواهید بود خاط‌ر جمع‌ نمائید.
  • اگر وعده‌ای‌ به‌ ارباب‌ رجوع‌ دهید به‌ آن‌ عمل‌ کنید (به‌عنوان‌ مثال‌ اگر می‌گوئید پاسخ‌ نامه‌ شما فردا ساعت‌ 10 صبح‌ آماده‌ است‌ تمام‌ سعی‌ خود را در انجام‌ بموقع‌ وعده‌ خود بکار گیرید).
  • اگر خدمتی‌ برای‌ ارباب‌ رجوع‌ انجام‌ می‌دهید آن‌ را بزرگ‌ نکرده‌ و منتی‌ بر او نگذاریم‌ و این‌ خدمت‌ را یک‌ وظ‌یفه‌ بدانید.
  • در صورتیکه‌ پس‌ از انجام‌ کار ارباب‌ رجوع‌ خواست‌ با هدیه‌ای‌ از شما تشکر کند با احترام‌ به‌ او بفهمانیم‌ که‌ کار انجام‌ شده‌ وظ‌یفه‌ای‌ بیش‌ نبوده‌ است‌ و از گرفتن‌ هدیه خودداری‌ کنیم‌.
  • اگر ارباب‌ رجوع‌ را راهنمائی‌ می‌کنید فکر نکنید که‌ همه‌ به‌ یکبار شنیدن‌ راهنمائیها آن‌ را خواهند فهمید.همیشه‌ از درک‌ مط‌لب‌ آنان‌ کسب‌ اط‌مینان‌ کنید و از دوبار توضیح‌ دادن‌ نهراسید.
  • همیشه‌ با مراجعه‌کننده‌ صبور باشید و زمان‌ کافی‌ برای‌ ادای‌ توضیح‌ به‌ وی‌ بدهید و اگر قادر نیستید مشکل‌ وی‌ را حل‌ کنید او را به‌ شخصی‌ هدایت‌ کنید که‌ می‌تواند به‌ وی‌ کمک‌ کند.
  • همیشه‌ مدارک‌ ارباب‌ رجوع‌ را با لحن‌ مودبانه‌ از وی‌ بخواهید مثلا می‌توانم‌ کارت‌ شناسائی‌ شما را ببینم‌ آقا؟
  • هرگز صدای‌ خود را برای‌ مراجعه‌ کننده‌ بلند نکنید و هیچگاه‌ مدارک‌ او را بط‌رف‌ وی‌ پرتاب‌ نکنید.
  • در صورتیکه‌ از مراجعه‌ کننده‌ای‌ خط‌ا یا اشتباهی‌ سر زد وی‌ را سرزنش‌ نکنید و ط‌بق‌ قانون‌ با وی‌ رفتار کنید.فکر نکنید که‌ ارباب‌ رجوع‌ پائین‌تر از شماست‌.
  • به‌ شکایات‌ یا مشکلات‌ مراجعه‌ کننده‌ رسیدگی‌ کنید. اگر مورد مربوط‌ه‌ به‌ وظ‌ائف‌ شما ارتباط‌ی‌ ندارد وی‌ را به‌ کسی‌ راهنمائی‌ کنید که‌ مربوط‌ به‌ او می‌شود.
  • مراجعه‌ کنندگان‌ معلول‌ ،کهنسال‌ ،کم‌ بضاعت‌ را بیشتر کمک‌ کنید و هیچوقت‌ در برخورد با کسانیکه‌ نیازمند کمک‌ بیشتر هستند از همکاری‌ با آنان‌ مضایقه‌ نکنید.
  • مراجعه‌ کنندگان‌ در اغلب‌ اوقات‌ آئینه‌ خوبی‌ برای‌ نشان‌ دادن‌ نحوه‌ کار شما هستند بنابراین‌ به‌ پیشنهادات‌ و انتقادات‌ آنان‌ با دید سازنده‌ توجه‌ کنید.
  • ضمن‌ اینکه‌ در برخورد با ارباب‌ رجوع‌ رفتاری‌ صمیمانه‌ دارید حدود و حریم‌ خود او را کاملا مدنظ‌ر داشته‌ و از شوخی‌ بیجا بپرهیزید.
  • از دخالت‌ روابط‌ در برخورد با ارباب‌ رجوع‌ جدا خودداری‌ نموده‌ و از افراط‌ و تفریط‌ در پاسخگوئی‌ خودداری‌ نمائید.
  • پیشنهادات‌ و انتقادات‌ سازنده‌ را با رعایت‌ سلسله‌ مراتب‌ اداری‌ مدنظ‌ر قرار دهید.
  • هیچگاه‌ اجازه‌ ندهید تلفن‌ برای‌ مدت‌ ط‌ولانی‌ زنگ‌ بزند زیرا شخصی‌ که‌ در ط‌رف‌ دیگر است‌ از انتظ‌ار ناراحت‌ شده‌ و ط‌بیعتا در رفتارش‌ با شما بی‌ تاثیر نخواهد بود.
  • درب‌ اتاق‌ کار خود را در ساعت‌ اداری‌ همیشه‌ بازنگهدارید تا ارباب‌ رجوع‌ منتظ‌ر و معط‌ل‌ نشود.
  • در حیط‌ه‌ وظ‌ائف‌ تخصصی‌ خود به‌ آخرین‌ اط‌لاعاتی‌ علمی‌ و عملی‌ مجهز باشید.
  • در صورتیکه‌ درباره‌ مط‌لبی‌ علم‌ و آگاهی‌ کافی‌ ندارید از اظ‌هار نظ‌ر بپرهیزید .پاسخ‌ را به‌ بعد موکول‌ کنید تا با اهل‌ فن‌ مشورت‌ نموده‌ و پاسخ‌ صحیح‌ را ارائه‌ کنید.
  • در صورتیکه‌ پاسخ‌ ارباب‌ رجوع‌ یا انجام‌ کار وی‌ ط‌ولانی‌ می‌شود از وی‌ خواهش‌ کنید بنشیند.
  • به‌ این‌ نکته‌ توجه‌ نمائید که‌ برخی‌ از مراجعه‌ کنندگان‌ تنها بخش‌ اط‌لاعات‌ متصدی‌ دبیرخانه‌ و یا یکی‌ از کارکنان‌ را می‌بیند و تصویری‌ که‌ در ذهن‌ آنان‌ از شما برجای‌ می‌ماند نشان‌ دهنده‌ کل‌ سازمان‌ است‌. بنابراین‌ هر کدام‌ از شما ممکن‌ است‌ بعنوان‌ نماینده‌ سازمان‌ شناخته‌ شوید.
  • سلسله‌ مراتب‌ را رعایت‌ نمائید و مراجعه‌ کنندگان‌ را نیز بر همین‌ منوال‌ راهنمائی‌ کنید .
  • زمانهائی‌ را برای‌ حضور خود در محل‌ کار مشخص‌ و قط‌عی‌ نمائید تا ارباب‌ رجوع‌ مط‌مئن‌ باشد در هنگام‌ مراجعه‌ حتما شما را ملاقات‌ خواهد نمود.
  • در محیط‌ کار با همکاران‌ صمیمی‌ و دوست‌ باشید همیشه‌ با سرو وضع‌ مرتب‌ در سرکار حاضر شوید .درست‌ بایستید و بنشینید. از شوخی‌ با همکاران‌ و خوردن‌ و آشامیدن، استعمال‌ دخانیات‌ در انظ‌ار عمومی‌ شدیدا پرهیز نمائید.
  • اگر ارباب‌ رجوع‌ با شما با لحن‌ تند صحبت‌ کرد آرام‌ باشید و سعی‌ کنید وی‌ را آرام‌ نمائید زیرا عصبانی‌ شدن‌ شما شرائط‌ را برای‌ خود شما و دیگر همکارانتان‌ مشکلتر خواهد کرد.
  • هنگام‌ ترک‌ محل‌ خدمت‌ نسبت‌ به‌ حضور جایگزین‌ اط‌مینان‌ حاصل‌ نمائید و هیچگاه‌ قبل‌ از حضور وی‌ محل‌ خدمت‌ را ترک‌ ننمائید.
  • همیشه‌ هنگام‌ صحبت‌ با ارباب‌ رجوع‌ به‌ چشمان‌ او نگاه‌ کنید تا حداکثر توجه‌ شما به‌ وی‌ و مشکلات‌ وی‌ معط‌وف‌ باشد .
  • از پاسخ‌ دادن‌ به‌ سلام‌ یا احوالپرسی‌ ارباب‌ رجوع‌ کوتاهی‌ نکنید و از بکاربردن‌ کلماتی‌ مانند "متشکرم‌" و "خداحافظ‌" نیز امتناع‌ نورزید.
  • ارباب‌ رجوع‌ را هر زمانی‌ که‌ موقعیت‌ و نیاز ایجاب‌ کند راهنمائی‌ کنید و هیچگاه‌ به‌ او کم‌ محلی‌ نکنید.
  • اگر مط‌الب‌ ارباب‌ رجوعی‌ را که‌ با شما صحبت‌ می‌کند درک‌ نمی‌کنید حدس‌ در خصوص‌ جزئیات‌ آن‌ نزنید و از وی‌ یا کسی‌ که‌ زبان‌ وی‌ را می‌فهمد کمک‌ بگیرید تا مشکلی‌ پیش‌ نیاید.
  •  

     

    کلیه پروژه‌های مطبوعاتی خود را به قلم اندیشان بسپارید




    :: برچسب‌ها: روابط درون سازمانی
    نويسنده: سید حسین قوامی
    تاريخ: ۱۸ دی ۱۳۸۸
    نظرات ()

    ارتباطات سازمانی، همواره از مباحث عمده و مورد توجه در سازمان‌ها بوده است. با ظهور فناوری‌های اطلاعات و ارتباطات، تغییرات شگرفی در این حوزه در سازمان‌ها به وجود آمد. این مقاله مبتنی بر یک تحقیق میدانی در زمینه بررسی تأثیر سیستم‌های اتوماسیون اداری بر برخی حوزه‌های ارتباطات سازمانی است. برای بررسی این تأثیرات، پرسشنامه‌ای حاوی معیارهای مختلف ارتباطی تهیه شد و پاسخ دهندگان، تأثیر اتوماسیون اداری را بر هر یک از معیارها ارزیابی نمودند. در مجموع از نتایج به دست آمده مشخص شد که اتوماسیون اداری ارتباطات رسمی و مراودات دفتری را بسیار تسهیل نموده است، ولی در مورد ارتباطات غیر رسمی و شخصی افراد تأثیر چندانی نداشته است. همچنین این سیستم در زمینه پیش‌گیری از برخی برخوردها و ارتباطات منفی و غیرضروری در سازمان، نقش مثبتی ایفا می‌کند.

     

    مقدمه

    امروزه محیط‌های کسب و کاری با چالش‌های گوناگونی از قبیل گسترده شدن تعاملات درونی و بیرونی سازمان، با نیاز به ارتباط بیشتر واحدهای سازمانی و ضرورت نظارت مستمر بر پیشرفت کارها و ... مواجهند. مدیران سازمان‌ها نیاز دارند که با سرعت و دقت بیشتری روند انجام امور را نظارت و پیگیری نمایند. تعاملات روزمره سازمان و حجم تبادل اطلاعات در دوره‌های کاری فشرده به اندازه‌ای افزایش پیدا می‌کند، که انجام و پیگیری آنها به صورت دستی و سنتی عملا خارج از توان نیروی انسانی بوده و ممکن است با مشکلات زیادی همراه شود.

    در سال‌های اخیر، پیشرفت فناوری اطلاعات و شاخه‌های وابسته به آن، راه حل‌های مختلفی را فراروی محیط‌های کسب و کاری قرار داده است. در این میان، سیستم‌های اطلاعات از مهم‌ترین و کاراترین راه حل‌ها برای تسهیل، کنترل و نظارت بر گردش اطلاعات در سازمان‌ها است. سیستم‌های اطلاعاتی، برنامه‌های نرم افزاری هستند که با استفاده از رایانه و بانک‌های اطلاعات (DATA BASE) ، کار جمع‌آوری، ذخیره، بازیابی و کنترل اطلاعات را در سازمان‌ها تسهیل می‌نمایند.

    شاخه‌ای از سیستم‌های اطلاعاتی با عنوان سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت، به مدیران و کارکنان در زمینه کنترل گردش اطلاعات در سازمان کمک می‌کند. یکی از پرکاربردترین انواع سیستم‌های اطلاعاتی که مدیران را در کنترل گردش اطلاعات در سازمان یاری می‌دهد، سیستم اتوماسیون اداری (OFFICE AUTOMATIONS SYSTEM)است. در این سیستم، عموما گردش مکاتبات اداری در سازمان مورد توجه قرار می‌گیرد. ولی معمولا دارای ابزارهای ارتباطی متعددی همچون ارسال و دریافت نامه‌ها و دستورالعمل‌ها، ارسال و دریافت پیام‌های شخصی و فوری، ارسال و دریافت نامه‌های الکترونیکی داخلی و ... است.

    در این مقاله سعی بر آن است که نقش سیستم اتوماسیون اداری بر برخی معیارهای روابط سازمانی در میان کارکنان بررسی و تحلیل شود.

     

    سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت

    بکارگیری سیستم‌های اطلاعاتی مبتنی بر رایانه در فرایندهای مدیریت، موجب تحولات بزرگی در این حوزه شده است. این سیستم‌ها با توجه به سرعت پردازش بالا و قابلیت ذخیره حجم عظیمی از داده‌ها و اطلاعات، امکان پردازش و تجزیه و تحلیل اطلاعات را به وجود آورده‌اند، خصوصا زمانی که تحلیل حجم بزرگی از داده‌های عددی مد نظر باشد. این حجم از اطلاعات و داده‌ها، علیرغم بزرگی، از نظر فیزیکی حجم بسیار کمی را در مقایسه با روش‌های سنتی اشغال می‌کنند و دسترسی به آنها نیز سریع تر است.

    از طرفی ارتباطات درون و برون سازمانی را سریع تر، دقیق تر و ارزان تر نموده‌اند؛ و مفهوم «ارتباطات در هر کجا و هر زمان» را عینیت بخشیده‌اند. به همین دلیل ارتباط اعضای یک گروه را ارتقاء بخشیده و در واقع انجام کار گروهی را در سازمان‌ها تسهیل نموده‌اند.

    این سیستم‌ها، سطوح مختلفی از کار و تصمیم گیری را در برمی‌گیرند. چهار سطح معمول از اینگونه سیستم‌ها که معمولا در سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند، عبارتند از :

    _ سیستم‌های اطلاعاتی جهت پشتیبانی از عملیات (مخصوص کارهای روزمره)

    _ سیستم‌های اتوماسیون اداری و سیستم‌های اطلاعاتی مخصوص دانش‌کاران

    _ سیستم‌های اطلاعات برای مدیران و سیستم‌های گزارش‌دهی به مدیریت

    _ سیستم‌های اطلاعات برای مدیران ارشد (سیستم‌های پشتیبانی از تصمیم‌گیری و سیستم‌های خبره).

    امروزه انواع مختلفی از سیستم‌های اطلاعاتی مدیریتی در سازمان‌ها جهت اهداف گوناگونی از قبیل: تسهیل ارتباطات، آسان‌سازی گردش مکاتبات اداری، امکان گزارش‌گیریهای مستمر، طراحی و تولید کالاها با استفاده از نرم افزارهای رایانه‌ای، تصمیم‌گیریهای دوره‌ای یا کلان و ... مورد استفاده قرار می‌گیرند. به نظر می‌رسد یکی از سیستم‌های اطلاعاتی که جایگاه مناسبی در سازمان‌های ایرانی پیدا کرده است و به طور روزمره مورد استفاده قرار می‌گیرد، سیستم اتوماسیون اداری باشد.

     

    اتوماسیون اداری

    اتوماسیون اداری شامل تمام سیستم‌های الکترونیکی است که انواع ارتباطات داخلی و خارجی سازمان را برقرار کرده یا تسهیل می‌کند.

    حجم بزرگی از امور روزمره سازمان‌ها، امور دفتری هستند. می‌توان گفت امور دفتری از جمله کارهایی در سازمان است که تمامی کارکنان و سطوح مختلف مدیران (اجرایی، عملیاتی، میانی، ارشد) با آن سروکار دارند. از این میان، کارکنانی که مسئولیتهایی از قبیل انتشار یا ذخیره (بایگانی) اطلاعات و کار با واژه‌پردازها را بر عهده دارند (داده کاران)، کاربران اصلی و دائمی سیستم‌های اتوماسیون اداری و سایر سیستم‌های ارتباطی (نظیر سیستم‌های مدیریت اسناد) هستند.

    اتوماسیون اداری به افزایش بهره وری سازمان در حوزه امور دفتری کمک شایانی کرده است. امور دفتری در گذشته معمولا مورد بی اعتنایی در سازمانها قرار می‌گرفت. علیرغم اینکه سهم بزرگی از نیرو و انرژی را به خود اختصاص می‌داد، ولی هیچ گاه مورد یک بازبینی اصولی در جهت بهبود و افزایش بهره‌وری قرار نگرفته بود.

    در اواخر دهه 1980، نتایج یک بررسی در یک دوره 10 ساله بر روی بهره‌وری سازمان‌ها در ابعاد مختلف نشان داد که علیرغم رشد 90 درصدی بهره‌وری در حوزه صنعت، بهره‌وری در بخش امور دفتری، تنها 4 درصد رشد داشته است. این در حالی بود که در همین دوره، هزینه‌های امور دفتری از حدود 30-20 درصد به رقمی حدود 40-30 درصد از کل هزینه‌های سازمان افزایش یافته بود.

    نتایج این تحقیق و تحقیقات مشابه نشان داد که در حالی که افزایش بهره‌وری در حوزه‌های مختلف سازمانی به طور روز افزون مورد توجه قرار گرفته و ارتقا یافته است، لکن بهره‌وری در حوزه امور دفتری مورد بی‌توجهی واقع شده است. از این زمان بود که ارائه سیستم‌های اطلاعاتی تسهیل کننده امور دفتری و ارتباطات روزمره، مورد توجه قرار گرفت.

     

    مزایا و کاربردهای اتوماسیون اداری

    اتوماسیون اداری تأثیر بسیاری بر امور سازمان‌ها گذاشته است. برخی مزایای اتوماسیون اداری را می‌توان چنین برشمرد:

    _ کنترل بهتر بر کار

    _ کم شدن فعالیت‌های غیر مولد مانند بایگانی و نگهداری سوابق

    _ کنترل و نظارت بهتر بر کارکنان

    _ کم شدن هزینه مسافرتها و گردهماییها

    _ افزایش رضایت شغلی کارکنان به دلیل افزایش اثربخشی

    _ افزایش رضایت مشتریان به دلیل خدمات به موقع و ارائه بهتر اطلاعات

    _ افزایش قابلیت رقابت سازمان

    _ رشد پدیده دورا کاری (کار از راه دور)

    اگر چه معمولا از اتوماسیون اداری برای برقراری ارتباطات روزمره مانند تبادل نامه یا پیام استفاده می‌شود، ولی کاربردهای واقعی آن فراتر از کاربردهای معمول آن هستند. البته این مسئله به نوع طراحی سیستم ارتباط دارد و اینکه طراح سیستم چه امکاناتی را در آن تعبیه کرده است. به طور کلی تا به امروز از این سیستم در جهت کاربردهای گوناگونی بهره‌برداری شده است. برخی کاربردهای شناخته شده این سیستم عبارتند از:

    _ واژه پردازی

    _ پست الکترونیکی

    _ پست صوتی

    _ ارسال نمابر (فاکس)

    _ تقویم الکترونیکی

    _ کنفرانس از راه دور

    _ ویدئوتکس

    _ ذخیره و بازیابی تصاویر (میکرو فیلم)

    _ نشر رومیزی

     

    اتوماسیون اداری و ارتباطات سازمانی

    با نگاهی به کاربردهای سیستم اتوماسیون اداری، مشخص می‌شود که اتوماسیون اداری بیشترین کاربرد را در بخش ارتباطات داشته است. این سیستم اکثر حوزه‌های ارتباطی سازمان را در برگرفته و متحول می‌کند. مراودات دفتری و مکاتبات اداری، بیشترین حوزه‌های ارتباطی را در سازمان‌ها ایجاد می‌کنند. با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری، کلیه مکاتبات اداری و دفتری تحت پوشش این سیستم قرار می‌گیرند. گستردگی کنونی اتوماسیون اداری، به خارج از این مراودات نیز کشانده شده است. با کاربرد این سیستم حتی نیازی نیست که جلسات و کنفرانس‌ها به روش سنتی، یعنی جمع شدن فیزیکی افراد در کنار یکدیگر، انجام شود زیرا کنفرانس از راه دور این محدودیت را برطرف کرده است.

    ورود سیستم اتوماسیون اداری به یک سازمان همراه با تحولی عمیق در ارتباطات سنتی و مرسوم سازمان خواهد بود. بسیاری از مراودات و ارتباطات، مانند ارسال یا ارجاع نامه‌ها، با صرف کمترین زمان توسط سیستم، امکان پذیر خواهد بود. این سیستم حتی امکانات جدید ارتباطی را نیز در اختیار کارکنان قرار می‌دهد، مانند ارسال نامه‌های الکترونیک یا پیام‌های شخصی.

    به نظر می‌رسد این سیستم برای اغلب حوزه‌های سازمانی که به گونه‌ای به ارتباطات وابسته‌اند، راه حلی دارد. بنابراین می‌توان گفت که تأثیر آن بر ارتباطات سازمانی اجتناب ناپذیر است.

     

    روش شناسی تحقیق

    با توجه به نقش وسیع اتوماسیون اداری بر ارتباطات سازمانی و با هدف شناسایی حوزه‌های ارتباطی متأثر از این سیستم و اندازه‌گیری میزان تأثیر سیستم بر هر یک از این حوزه‌ها، تحقیقی را به روش میدانی بر روی تعدادی از کارکنانی که از اتوماسیون اداری استفاده می‌کنند، انجام داده‌ایم.

    در این روش پرسشنامه‌ای حاوی معیارهای گوناگون ارتباطی در اختیار پاسخ‌گویان قرار گرفت و از آنان خواسته شد تا میزان تأثیر اتوماسیون اداری را بر هریک از معیارهای ارتباطی، مشخص نمایند. برای پاسخ‌گویی از روش پنج گزینه‌ای لیکرت استفاده شده است.

    معیارهای مورد نظر تحقیق عبارت بودند از:

    _ سهولت و سرعت تبادل اطلاعات

    _ امکانات جدید ارتباطی و سهولت ارتباط با همکاران و مدیران

    _ سهولت بازیابی و دسترسی به اطلاعات

    _ کاهش تنشهای مرتبط با (ناشی از) ارتباطات سنتی

    _ کاهش فاصله‌های فیزیکی

    _ افزایش رضایت کارکنان و مراجعه کنندگان

    لازم به ذکر است که در سازمان مورد مطالعه، بیشترین استفاده از سیستم، در زمینه تبادل اطلاعات و مکاتبات اداری بوده است و علاوه بر آن، برخی امکانات جدید ارتباطی نیز در سیستم تعبیه شده بود. متأسفانه طراحی سیستم مورد استفاده در سازمان مذکور به گونه‌ای بود که سیستم فاقد تمامی قابلیت‌های ارتباطی یک سیستم اتوماسیون اداری بود. به نظر می‌رسد که این فقدان، در مورد اکثر سیستم‌های موجود در بازار در ایران وجود داشته باشد و بررسی دقیق آن، خود نیاز به تحقیق جداگانه‌ای دارد.

     

     

     

     

    یافته‌های تحقیق

    جامعه آماری این تحقیق 40 نفر از کارکنانی هستند که با سیستم اتوماسیون اداری کار می‌کنند. متغیرهای در نظر گرفته شده عبارتند از: جنس، سن، میزان تحصیلات، سابقه خدمت، نوع استخدام، پست سازمانی و مدت کار با سیستم اتوماسیون اداری.

    از میان پاسخ‌دهندگان، 95 درصد اعلام داشته‌اند که در زمینه کار با سیستم اتوماسیون اداری آموزش‌های ویژه به آنان داده شده است. همچنین 100 درصد آنان اصولا با به کارگیری سیستم‌های رایانه‌ای و تحت شبکه در محیط کار، موافق بوده‌اند.

    در این پرسشنامه از پاسخ دهندگان، در مورد 16 معیار در زمینه نقش اتوماسیون اداری بر روابط سازمانی و 3 معیار جنبی «صرفه جویی در وقت»، «افزایش رضایت مراجعه کنندگان» و «افزایش رضایت شغلی» نظرخواهی شد. پاسخ‌دهندگان می‌بایست میزان تأثیر سیستم اتوماسیون اداری را بر هر یک از معیارهای عنوان شده، مطابق روش لیکرت، با یکی از گزینه‌های خیلی زیاد، زیاد، متوسط، کم و بی‌تأثیر ارزیابی می‌کردند. در جدول (1) نتایج به دست آمده بر اساس درصد پاسخ‌های داده شده، ارائه شده است.

    برای اینکه بتوانیم درجه مطلوبیت هر معیار را برای پاسخ‌دهندگان محاسبه کنیم، از میانگین موزون حسابی پاسخ‌ها مطابق فرمول زیر، استفاده کرده‌ایم:

      

    لازم به ذکر است که برای پاسخها، وزن‌های 1 تا 5 بر مبنای روش لیکرت در نظر گرفته شده است (wi). در جدول (2) مقادیر محاسبه شده برای هر معیار درج شده است. (معیارها در این جدول بر اساس درجه مطلوبیت آنها مرتب شده‌اند.)

    همانطور که در جدول (2) مشاهده می‌شود، بیشترین معیارهای تأثیر گذار به مراودات رسمی سازمانی مربوط می‌شوند. سه عاملی که بیشترین مطلوبیت را به واسطه پیاده سازی اتوماسیون اداری ایجاد کرده‌اند، «آسان‌تر شدن دریافت و ارسال اطلاعات»، «آسان‌تر شدن پیگیری نامه‌ها» و «آسان‌تر شدن پاسخگویی به موارد ارجاعی» هستند. با توجه به اینکه در ارتباطات سنتی سازمانی، مراودات رسمی سازمانی، به خصوص تبادل نامه‌ها و اسناد، بیشتر وقت کارکنان را به خود اختصاص داده و از ماهیتی تکراری و خسته کننده برخوردار است، بنابراین وجود اتوماسیون اداری از این بُعد، از دیدگاه کارکنان، تحولی بزرگ محسوب شده است.

     

    گفته می‌شود که نفس وجود ارتباطات، تبادل اطلاعات است. پس اطلاعات در ایجاد و شکل‌گیری شیوه‌های ارتباطی نقش عمده‌ای ایجاد می‌کند. معیارهای 4، 6، 7، 13 و 14 در جدول شماره (2) به این مسئله مهم اشاره کرده‌اند. مشاهده می‌شود که از این دیدگاه، سهولت و سرعت تبادل اطلاعات و دسترسی به آن و همچنین به روز بودن اطلاعات دریافتی، معیارهایی بوده‌اند که در سیستم اتوماسیون اداری ارتقا پیدا کرده و مورد توجه قرار گرفته‌اند. در مقابل، از بین رفتن انحصار اطلاعاتی و در دسترس قرار گرفتن منابع اطلاعاتی بیشتر، معیارهایی بوده‌اند که مطلوبیت چندانی را ایجاد ننموده‌اند. به نظر می‌رسد که علیرغم توانایی و قابلیت اینگونه سیستم‌ها برای دسترسی کارکنان به بانک‌های اطلاعاتی سازمان، متأسفانه سیستم طوری تنظیم می‌شود که همان سلسله مراتب سازمانی به صورتی محکم حفظ شود و انحصار اطلاعاتی همچنان پابرجا باقی بماند. (در صحبت شفاهی با مسئول پشتیبانی سیستم، وی عنوان کرد که ما سیستم را طوری تنظیم می کنیم که سلسله مراتب سازمانی حفظ شود و افراد به همان میزان اطلاعات دسترسی داشته باشند که قبل از پیاده سازی سیستم داشتند). البته این مشکل به سیاست‌های سازمان برمی‌گردد و به راحتی قابل برطرف شدن است.

    آسان تر شدن ایجاد ارتباط و ظهور روشهای جدید ارتباطی، انتظار دیگری است که از این سیستم‌ها داریم. معیارهای ردیف 5، 12، 16، 17 و 19 از جدول (2) به این مسئله اشاره دارند. به نظر می‌رسد که به جز امکان «برقراری ارتباط فوری و ارسال پیام به همکاران» که در سیستم تعبیه شده است، سایر قابلیت‌های ارتباطی سیستم یا طراحی نشده‌اند یا به کار گرفته نمی‌شوند. ارتباط فوری و ارسال پیام، امکانی است که کارکنان را قادر می‌سازد به هر شخصی که نام او را در چارت سیستم می‌بینند، یک پیام ارسال کنند و دریافت کننده پیام را در یک پنجره بر روی صفحه نمایشگر رایانه خود مشاهده می‌کنند.

    بسیاری از امکانات سیستم‌های اتوماسیون اداری (که پیش‌تر در بخش کاربردهای سیستم برشمردیم)، معمولا به صورت اختیاری از طرف شرکتها ارائه می‌شود. خریداران سیستم، با توجه به نیازهای خود اقدام به انتخاب تسهیلات می‌نمایند. پایه کار و انتظار در یک سیستم اتوماسیون اداری، مبتنی بر گردش نامه‌هاست. بسیاری از سازمان‌ها فقط جهت خودکار سازی روند گردش نامه‌ها و اسناد خود از این سیستم استفاده می‌کنند و تمایلی به خرید امکانات دیگر آن (به دلیل کاربرد کم و البته قیمت آنها) ندارند. بنابراین علیرغم اینکه این سیستم‌ها امروزه مجهز به ساده ترین و سریع ترین امکانات ارتباطی هستند، لذا استفاده‌کنندگان آن عملا اطلاعی از این تسهیلات نداشته و در نتیجه این بُعد سیستم را ضعیف ارزیابی کرده‌اند.

    یکی از مسائل مطرح سازمانها در زمینه ارتباطات، آفات ارتباطات است، و آن وقتی است که وجود و برقراری ارتباطات منجر به بروز مشکلات و سوء تفاهمها می‌شود. ارتباط مؤثر در سازمان، امری حیاتی است و بدون تبادل اطلاعات، مفاهیم و معانی بین افراد، گروهها و دستیابی به اهداف سازمان غیرممکن می‌شود. ولی افزایش ارتباطات، احتمال افزایش تضادها و سوء تفاهمها را نیز در پی دارد که حتی با ارتباطات مؤثر نیز نمی‌توان آنها را کاملا از بین برد. در این تحقیق دو معیار (ردیف‌های 9 و 15 در جدول 2) در این زمینه مورد بررسی قرار گرفته‌اند: «جلوگیری از برخوردهای غیر ضروری (غیر اداری) افراد در هنگام کار» و «پیش‌گیری از بروز برخوردهای فیزیکی و تنش در کارکنان». معیار اول بر این نکته تأکید دارد که اتوماسیون می‌تواند ارتباطات غیر ضروری و بی‌نتیجه را که موجب اختلال در روند کارها می‌شوند، کاهش دهد و معیار دوم بر کاهش و پیش‌گیری از ارتباطاتی دلالت دارد که معمولا توسط کارکنانی که دارای ظرفیت‌های ارتباطی کمی هستند، به وجود می‌آید و آن ایجاد تنش‌های فیزیکی و عصبی مانند درگیری‌های کلامی یا رفتارهای منفی گرا است. شرکت‌کنندگان در این تحقیق نقش اتوماسیون اداری را در جلوگیری از برخوردهای غیر ضروری موثرتر ارزیابی نموده‌اند.

    در این تحقیق، 3 معیار جنبی دیگر نیز مورد ارزیابی قرار گرفتند. معیار «صرفه جویی در وقت» با مطلوبیت 4.3 در ردیف 8 قرار گرفته و از این لحاظ توسط پاسخ دهندگان به صراحت تأیید شده است. همچنین دو معیار «افزایش رضایت مراجعه کنندگان» و «افزایش رضایت شغلی» نیز با مطلوبیت یکسان، در ردیف‌های 10 و 11 واقع شده‌اند و می‌توان گفت به طور نسبی توسط پاسخ‌دهندگان مورد تأیید قرار گرفته‌اند.

     

    مشکلات استفاده از سیستم

    استفاده از سیستم‌های اطلاعاتی در سازمان‌ها همواره رو به رشد بوده است. دو بُعد اصلی این سیستم‌ها «انسان» و «ماشین» هستند. لذا ادوات و تجهیزات سخت افزاری و نرم افزاری نقش عمده و انکارناپذیری در پایایی این سیستم‌ها بازی می‌کنند. در این تحقیق، همراه با پرسشنامه از پاسخ‌دهندگان خواسته شد که نظرات و پیشنهادات خود را نیز در زمینه استفاده از سیستم‌های اطلاعاتی بیان دارند. پاسخ‌ها عموما به مشکلات کار با این سیستم‌ها برمی‌گشت. برخی از موارد عنوان شده عبارتند از:

    _ لزوم ارتقای قدرت سخت افزاری و نرم افزاری جهت کار مستمر با سیستم بدون قطعی

    _ پیشنهاد استفاده تمامی بخشهای ارتباطی در سازمانها از سیستم به صورت یکپارچه

    _ لزوم وجود یک متولی در بخشهای مختلف سازمانی به عنوان رابط جهت رفع مشکلات سیستم

    بنابراین سازمانها باید توجه داشته باشند که قبل از پیاده سازی اینگونه سیستم‌ها، زیرساخت سخت افزاری و نرم‌افزاری مناسب را فراهم آورده و کارکنان را نیز جهت مشارکت فراگیر در یادگیری و استفاده از سیستم آماده نمایند. همچنین در کنار پیاده‌سازی سیستم، تیم نظارتی قوی و روزآمد نیز جهت پشتیبانی سیستم، پیش‌بینی نمایند.

     

    نتیجه گیری

    با توجه به نتایج تحقیق مشاهده می‌شود که وجود سیستم اتوماسیون اداری بر برخی از ابعاد ارتباطات سازمانی تأثیرگذار است. این تأثیر بیشتر در حوزه‌های ارتباطات و مراودات رسمی سازمانی و مکاتبات دفتری مشاهده می‌شود. همچنین سیستم اتوماسیون اداری در سهولت و سرعت تبادل اطلاعات نیز نقش عمده‌ای داشته است و در ایجاد کانال‌های جدید ارتباطی موفق عمل کرده است. پیش‌گیری از برخی ارتباطات غیر ضروری در هنگام کار از دیگر نتایج به کارگیری این سیستم در سازمانها است.

    بنابراین در مجموع می‌توان گفت که وجود این سیستم تأثیرات مثبتی بر ارتباطات درون سازمانها داشته و موجب افزایش کانال‌های ارتباطی و سرعت و سهولت در مراودات سازمانی شده است.

    در این میان نکته‌ای که قابل توجه است، این است که در کنار پیاده سازی سیستم‌های رایانه‌ای می‌بایست به الزامات نیروی انسانی در زمینه پشتیبانی نیز توجه کافی نمود. وجود اینگونه سیستم‌ها که معمولا به صورت تحت شبکه کار می‌کنند، ایجاب می‌کند که یک گروه مجرب و متخصص در محورهای مرتبط، در سازمان حضور داشته باشند و به رفع نواقص احتمالی سیستم بپردازند.

    خصوصیات سیستم‌های کنونی اتوماسیون اداری که هم اکنون در ایران به کار گرفته می‌شوند، خود عامل تعیین کننده‌ای در تمایل سازمان‌ها به استفاده از این سیستم‌ها به شمار می‌آید. به نظر می‌رسد که طراحی سیستم‌های اتوماسیون اداری در ایران بیشتر معطوف به بُعد مکاتبات دفتری و اداری شده و به سایر تواناییها و قابلیتهای مفید آن توجه کافی نشده است. بنابراین بررسی امکانات موجود در سیستم‌های طراحی و ارائه شده در ایران، مبحث مناسبی است که به عنوان موضوع تحقیقی، به پژوهشگران پیشنهاد می‌شود.

     

    منابع

    1. Efraim Turban, “Information Technology for Management: Transforming Business in the Digital Economy”, Fourth Edition, City University of Hong Kong, 2004.

    2. Allen, F. E., “Turning Points in Intraction with Computers”, IBM Systems Journal, Vol. 38, Nos. 2&3, 1999, pp. 135-138.

    3. Grantham, Lisa, “Justifying Office Automation: Benefits and Problems”, Industrial Management and Data Systems, Vol. 95, No. 8, 1995, pp. 10-13.

     

    4. مک لوید، ریموند، ترجمه: جمشیدیان، مهدی و مهدی‌پور عطاآبادی، اکبر، «سیستم‌های اطلاعات مدیریت»، اصفهان: دانشگاه اصفهان؛ سازمان برنامه و بودجه استان اصفهان، 1377.

    5. جمعی از اساتید مدیریت، «ارتباطات سازمانی (مجموعه مقالات)»، مقاله: «ماهیت، اهمیت و موانع ارتباطات سازمانی»، هوشنگ کوکلان، تهران: مرکز آموزش مدیریت دولتی، 1378.

     

    _ فریبرز موسوی مدنی: استادیار دانشگاه الزهرا (س) – مدیر گروه فناوری اطلاعات دانشگاه الزهرا (س)

    _ _ معصومه نوروزی: دانشجوی کارشناسی ارشد مدیریت فناوری اطلاعات دانشگاه الزهرا (س)

    منبع http://www.imi.ir/tadbir/tadbir-174/article-174/3.asp

     

     کلیه پروژه‌های مطبوعاتی خود را به قلم اندیشان بسپارید




    :: برچسب‌ها: روابط درون سازمانی
    نويسنده: سید حسین قوامی
    تاريخ: ۱۸ دی ۱۳۸۸
    نظرات ()

    ارتباطات درون سازمانی برطرف کننده نیازهای روز افزون سازمان است و نتایج محسوسی در این زمینه‌ها دارد:

    فرصت دادن به هرفرد برای بهبود عملکرد

    شناخت کلیه ابزارهای آموزشی دردسترس

    تعیین مناسب ترین ابزارهای ارتباطی جهت رسیدن به هدف

    راههای مناسب آموزش برای هر فرد

    ارتباطات شایسته در برابر سطوح مختلف درک مخاطبان

    تسهیل آموزش

    پاورپوینت کامل مربوط به این موضوع را از لینک زیر می‌توانید دانلود کنید:

    http://emodir.com/file/download/file/eModir_relationship.pptx

     

    کلیه پروژه‌های مطبوعاتی خود را به قلم اندیشان بسپارید




    :: برچسب‌ها: روابط درون سازمانی
    نويسنده: سید حسین قوامی
    تاريخ: ۱۸ دی ۱۳۸۸
    نظرات ()

    خلاصه ی کتاب؛ مدیریت جلسات... Meetings Management

    نویسنده: تیم هندل، مترجم: سعید علیمیرزائی با مقدمه دکتر مسعود حیدری، نشر سارگل

    شامل؛ ضرورت تشکیل،اهداف،جلسات غیر رسمی و رسمی،انتخاب نوع و حفظ مسیر جلسه

    تلخیص: مهدی یاراحمدی خراسانی

     

    ضرورت تشکیل جلسه:

    *اکثر مدیران بر این باورند که باید زمان زیادی را به شرکت در نشست های مختلف اختصاص دهند و از این نظر بسیار تحت فشار هستند.

     *اگر هزینه های واقعی این قبیل نشست ها را مورد بررسی دقیق قرار دهیم، مسلماً کمتر وقت خود را صرف شرکت در جلسات یا برگزاری آنها خواهیم  کرد.

    جلسه چیست؟

    یک جلسه کاری عبارت است از گردهمایی عده ای از افراد که با هدف حل مشکلات یا اخذ تصمیمات کاری انجام شود.

    جلسه ممکن است بین دو نفر باشد، اما معمولاً تعداد افراد شرکت کننده در جلسات بیش از دو نفر است. به طور کلی، جلسه باید دارای هدف مشخصی باشد. 

    بررسی هزینه ها:

    بهترین جلسات آنهایی هستند که فقط با حضور افراد مرتبط با موضوع تشکیل می شوند و ضمن صرفه جویی در وقت و هزینه ها، دانش ایشان برای دست یابی به یک هدف مشخص مورد استفاده بهینه قرار می گیرد. 

    مشکل دیگر «هزینه فرصت از دست رفته» است. به عبارت دیگر، شرکت کنندگان با حضور در یک جلسه غیرضروری فرصت انجام کارهای دیگری که ممکن است برای سازمان ارزشمند باشند را از دست می دهند.

    آگاهی از هدف:

    همواره باید از همان ابتدا هدف از برگزاری جلسه دقیقاً برای رییس جلسه و کلیه شرکت کنندگان روشن شود تا همگی بتوانند در برگزاری موفقیت آمیز مشارکت فعال داشته باشند.

    اهداف تشکیل جلسه:

    1.انتقال اطلاعات یا ارائه توصیه ها و رهنمودهای کاری؛

    2.صدور دستورات؛

    3.رسیدگی به گلایه ها و شکایات یا انجام قضاوت؛

     4.اتخاذ یا اجرای تصمیمات کاری؛

    5.دست یابی به ایده های نو؛

    6.ارائه یک طرح پیشنهادی جهت بررسی و به تصویب رساندن آن.

    تنظیم وقت:

    زمانی که قرار است به عنوان رییس جلسه یا یکی از شرکت کنندگان در جلسه ای حاضر شویم از قبل باید در مورد اهداف ویژه جلسه و هدف های فردی خود به دقت فکر کنیم.

    تأکید بر اهداف:

    اگر ریاست جلسه ای را بر عهده داریم، کار را با خلاصه کردن اهداف کلی و جزئی آغاز کنیم تا کلیه شرکت کنندگان در طول نشست آنها را به خاطر داشته باشند .

    جلسات غیر رسمی:

    ممکن است این قبیل جلسات به صورت کاملاً اتفاقی یا با برنامه ریزی قبلی (حتی به شکل اطلاع دادن شفاهی به یکدیگر) تشکیل شوند.

     این جلسات برای حل و فصل مسائل به شیوه ای ساده و غیر رسمی به عمل می آیند.

    آماده کردن محل جلسه:

    مناسب و مرتب بودن محل برگزاری می تواند نقش مهمی در خوب برگزار شدن آنها داشته باشد.

    همیشه محیط مناسبی را برای نشست های خود انتخاب کنید تا بهتر به نتایج مورد نظر دست یابید.

    جلسات در فضایی خارج از دفتر کار خود برگزار کنید تا در صورت تمایل بتوانید به راحتی جلسه را ترک کنید.

    جلسات طوفان مغزی:

    از جلسات غیررسمی طوفان مغزی برای خلق ایده های تازه یا بیرون کشیدن سریع نظرات در جهت حل مشکلات کاری استفاده می کنند.

    اگر تعداد شرکت کنندگان در جلسات طوفان مغزی محدود و نگرش و تخصص آنها با یکدیگر متفاوت باشد، نشست شما با حداکثر کارایی و اثربخشی خواهد شد.

    جلسات رسمی:

    تشکیل هر یک از انواع نشست های رسمی آیین نامه مخصوص به خود را دارد.

     به موجب قانون، برگزاری برخی نشست ها از قبیل جلسات عمومی سالیانه ضروری است و حتماً باید از طریق فراخوان انجام شود.

    رعایت قوانین:

    قبل از تشکیل جلسات رسمی، قوانین مربوطه را به دقت مطالعه کنید.

    گاهی اوقات قانون صراحتاً به لزوم اعلام زمان تشکیل جلسه با رعایت یک فاصله زمانی معین، رعایت حقوق افراد شرکت کننده در جلسه، یا نحوه رأی گیری اشاره و تأکید می کند.

    انقلاب در ارتباطات:

    تکنولوژی اطلاعات یا IT با چنان سرعتی در حال پیشرفت است که دیگر نیازی به تشکیل جلسات رو در رو نیست. از این ابزارهای پیشرفته در جهت کاهش زمان لازم استفاده کنید.

    عوامل مؤثر در تعیین نوع جلسه:

    با در نظر گرفتن هدف اصلی می توانید مناسب ترین نوع جلسه را انتخاب کنید. جلسات طوفان مغزی برای تبادل نظر و دریافت پیشنهادات افراد مناسب هستند.

    تعیین تعداد شرکت کنندگان:

    اگر تعداد شرکت کنندگان زیاد باشد امکان بهره برداری بیشتر از نظرات و پیشنهادات مختلف فراهم می شود، اما احتمال بروز تفرقه و تشتت آرا نیز افزایش می یابد؛ از سوی دیگر، کم بودن تعداد افراد باعث همکاری بهتر آنها با یکدیگر می شود اما به همان نسبت طیف نظرات و دیدگاه های مختلف نیز محدودتر خواهد شد. معمولاً تشکیل جلسات شش تا نه نفره با کارایی بیشتری همراه است.

    حفظ مسیر جلسه:

    گاهی اوقات شرکت کنندگان با اهدافی متعارض در یک نشست حضور پیدا می کنند، و گاه جریان بحث و گفت وگو از مسیر اصلی خود خارج می شود. توافق در مورد اهداف تشکیل جلسه، شما را در تحقق بخشیدن به آنها کمک خواهد کرد.

    جلوگیری از بروز مشکل در جلسات:

    کلیه مطالبی که قبل از شروع جلسه در بین افراد توزیع کرده اید را به دقت مطالعه کنید؛

    جلسات را سر وقت شروع و ختم کنید؛

    کاملاً مطابق با دستور جلسه پیش بروید؛

    اگر شرکت کنندگان از موضوع اصلی جلسه منحرف شدند، بلافاصله به آنها تذکر بدهید.

    اگر ریاست جلسه بر عهده شما است، تا حد امکان افراد را در پرسش و پاسخ مشارکت دهید؛ همه شرکت کنندگان را به طور کامل در جریان تصمیمات اتخاذ شده قرار دهید.

    دعوت از شرکت کنندگان:

    افرادی که حضور آنها در جلسه ضرورت دارد نقش تعیین کننده ای در تحقق یا عدم تحقق اهداف مورد نظر خواهند داشت.

    انتخاب شرکت کنندگان:

    گاهی اوقات هنگام تصمیم گیری در مورد شرکت کنندگان ضرورت حضور برخی از آنها کاملاً روشن است.

    باید کسانی را در نشست ها دعوت کرد که مهارت آنها در برقراری ارتباط باعث بهره وری بیشتر کار گروهی شود و دست یابی به اهداف تعیین شده را تسریع کند.

    ارزیابی نقش شرکت کنندگان:

    پس از تهیه فهرست اولیه اسامی شرکت کنندگان،بایستی نقش احتمالی هر یک از آنها در جلسه را به نوبت مشخص کنیم.

    اطلاع دادن به شرکت کنندگان:

    هماهنگ کردن وقت شرکت کنندگان برای حضور در جلسه یکی از دشوارترین کارها در سازمان دهی جلسات است.

    میتوان با ارسال پیام از طریق پست الکترونیک با تماس تلفنی زمانی را که مناسب حال همه شرکت کنندگان باشد را پیدا کنیم.

    تهیه دستور جلسه:

    دستور جلسه اصولاً فهرستی از موارد و موضوعاتی است که قرار است در طول جلسه مطرح شوند و مورد و بحث و بررسی قرار گیرند. دستور جلسه باید کوتاه، ساده، واضح و روشن باشد.

    تنظیم دستور جلسه:

    دستور جلسه باید با مقدمات مرسوم مانند انتصاب رییس جلسه و عذرخواهی از طرف افراد غایب آغاز شود.

    توزیع دستور جلسه:

    پس از تهیه پیش نویس دستور جلسه، باید آن را برای سایر شرکت کنندگان بفرستیم تا ضمن اعلام نظر و ارائه موارد پیشنهادی، موافقت خود را اعلام کنند.

    تعیین محل جلسه:

    در انتخاب محل جلسه تنها مسئله راحتی مطرح نیست: مکان باید از نظر شرکت کنندگان نیز مناسب باشد.

    بایستی از قبل هزینه سفر شرکت کنندگان که قرار است از راه های دور در جلسه شرکت کنند را در نظر بگیریم.

    باید محل برگزاری جلسات با اهداف آن سازگای داشته باشد. به عنوان مثال، تشکیل یک جلسه رسمی در فضای باز و آشفته ی اداری نیز مناسب نیست.

    ارزیابی محیط:

    در تمامی جلسات سعی کنم حاضرین راحت باشند تا تمرکز خود را از دست ندهند. بایستی سر و صدای بیرون را به حداقل ممکن رسانیده و دما و تهویه هوا را در حد مطلوب نگه داریم.

    هنگام بررسی محل تشکیل جلسه موارد زیر را پیش بینی و از بروز آنها جلوگیری کنیم:

    اگرتعداد شرکت کنندگان بیش از حد انتظار باشد، فضای کافی نخواهیم داشت.

    اگر تعداد شرکت کنندگان بسیار کمتر از حد انتظار باشد، فضای نسبتاً بزرگی خالی می ماند.

    ممکن است به دلیل درست کار نکردن تهویه مطبوع، هوای محل مناسب نباشد.

    اگر کلیدها و پریزهای اتاق از کنترل و نام گذاری نشده باشند، ممکن است با اشکالات فنی موجه شویم.

    ممکن است مجاری ارائه دهنده خدمات در محل تشکیل جلسه آن وجود نداشته باشد.

    محل نشستن شرکت کنندگان:

    از قبل در مورد محل نشستن افراد تصمیم بگیرید.

    جلسه تک به تک:

    در جلسات تک به تک (دو نفره) محل نشستن طرفین عامل تعیین کننده جو جلسه است.

    به طور کلی، سه روش برای چیدن صندلی ها در جلسات تک به تک وجود دارد:

    1.حمایتی،

    2.مشارکتی،

    3.رو در رو.

    محل نشستن گروه ها:

    باید محل نشستن افراد را به سه طریق مشخص کنیم.

    1.میز چهارگوش یا میزگرد.

    2.سلسله مراتبی.

    3.ردیف های پشت سر هم و روبه روی رییس جلسه.

    مطرح کردن نقطه نظرات:

    بایستی جای نشستن مخاطبان را طوری در نظر بگیریم که در جهت تقویت و تأمین هدف ما باشد.

    مشارکت فعال:

    با مطالعه دستور جلسه و صورت جلسه های قبلی می توانیم اهداف جلسه را مشخص کرده و بر آنها متمرکز شویم.

    جمع آوری اطلاعات:

    قبل از شروع جلسه یک سری تحقیقات اولیه و کامل در مورد موضوع مورد بحث انجام دهیم تا مشارکت ما در جلسه آگاهانه تر و گفته هایمان مؤثق تر باشد.

    تشخیص مخالفت ها:

    اگرفکر می کنیم نقطه نظراتمان با مخالفت شدید افراد مواجه خواهد شد، بایستی مخالفان خود را شناسایی و قبل از تشخیص جلسه به نحوی با آنها مصاحبه کنیم.

    وضعیت ظاهر و شیوه سخن گفتن:

    وضعیت ظاهر و طرز صحبت کردن ما ضامن انتقال صحیح پیام به دیگران است.

    باید با اعتماد به نفس کامل و واضح صحبت کنیم.

    تناسب نقش و وضعیت ظاهر:

    داشتن ظاهری «حرفه ای» موجب می شود که مخاطبان هنگام شنیدن صحبت هایتمان احترام بیشتری برای ما قائل شوند.

    گوش دادن به صحبت دیگران:

    درست گوش کردن در نشست ها به اندازه درست صحبت کردن (و گاه بیش از آن) اهمیت دارد. باید معانی مستتر در پس کلمات و عبارات را دریابیم.

    دقت در گوش دادن:

    خود را به حرف های فردی که با ما صحبت میکند علاقه مند نشان دهیم.

    وقتی یکی از شرکت کنندگان مشغول مطرح کردن نظراتش است حرف وی را قطع نکنیم و بگذاریم با خیالی آسوده و بدون استرس به صحبت خود ادامه دهد.

    احترام به دیگران:

    همیشه با احترام به صحبت های افراد گوش دهیم. انجام این کار به نفع شما خواهد بود چرا که وقتی نوبت شما شد سایرین نیز به همین ترتیب به شما احترام خواهند گذاشت.

    تن گفتار:

    به عنوان شنونده باید مراقب علائم ناخودآگاه خود باشیم.

    درک نقش رییس جلسه:

    رییس جلسه کسی است که مسئولیت اداره یک نشست را بر عهده دارد. این فرد اختیار تعیین مقررات برگزاری نشست را دارد و مسئول به اجرا در آوردن قوانین حاکم بر جریان مذاکرات، حفظ نظم، و برگزاری موفقیت آمیز جلسه است.

    رییس جلسه ایده ال باید از طیف وسیعی از مهارت برخوردار باشد:

    قاطعیت در استفاده از زمان جلسه و حل و فصل مشکلات؛

    توانایی خلاصه کردن مذاکرات به شکلی مفید و قابل فهم؛

    انعطاف پذیری به هنگام برخورد با سبک و لحن متفاوت افراد؛

    پذیرایی نظرات افراد بودن و گوش دادن به صحبت آنها؛

    رعایت عدالت در دادن فرصت اظهار نظر به همه شرکت کنندگان و توجه یکسان به آنها.

    ریاست جلسات غیر رسمی:

    در آن دسته از نشست های غیر رسمی که دارای رییس جلسه هستند، انتخاب فرد مورد نظر معمولاً از طریق رأی گیری یا با توجه به نظر ترتیب دهندگان نشست انجام می شود. در این قبیل جلسات، حفظ نظم و فراهم آوردن فرصت اظهار نظر برای کلیه شرکت کنندگان، مهمترین مسئولیت رییس جلسه است.

    ریاست جلسات رسمی:

    یکی از مسئولیت های اصلی رییس جلسه، حصول اطمینان از تشکیل و برگزاری جلسه به شکل صحیح است. به عبارت دیگر، رییس جلسه باید از به حد نصاب رسیدن تعداد افراد حاضر مطمئن شود و شرایطی ایجادکند که ضمن رعایت ترتیب در رسیدگی به مفاد دستور جلسه، زمان کافی به بحث و بررسی کلیه موارد اختصاص یابد.

    به عنوان رییس جلسه لازم است :

     از قبل در مورد کلیه افرادی که قرار است در جلسه حضور یابند کسب اطلاع کنید و با آنها آشنا شویم.

     جانب عدالت را رعایت کنیم تا کلیه گروه های ذی نفع فرصت بیان نقطه نظرات خود را داشته باشند و از به بن بست رسیدن جلسه جلوگیری شود.

    باید از مهارت های فردی خود در زمینه شناخت تیپ های مختلف شخصیتی و سازگار شدن با آنها استفاده کنیم.

    تنظیم وقت جلسه:

    تنظیم دقیق وقت یکی از وظایف اصلی رییس جلسه است تا هر یک از افرادی که قرار است صحبت کنند وقت کافی داشته باشند..

    بهتر است زمان برگزاری جلسه را قبل از وقت ناهار در نظر بگیریم. در آن صورت احتمال این که جلسه به موقع خاتمه یابد بیشتر خواهد بود!

    شروع به موقع:

    بایستی همیشه جلسه را رأس زمان مقرر شروع کنیم. اگر ریاست جلسه بر عهده ما می باشد، بایداندکی قبل از زمان شروع در محل جلسه حاضر شویم.

    خواندن علائم منفی:

    علائم غیر کلامی از جمله کسالت و بی حوصلگی و نشستن بسته مانع برقراری ارتباط و احتمالاً نشان دهنده بی علاقگی به موضوع بحث است.

    خواندن علائم مثبت:

    علائمی وجود دارند که بدون شک نشان دهنده علاقه مندی فرد و رضایت وی از روند پیشرفت جلسه هستند.

    کاربرد آیین نامه های قانونی:

    با کمک آیین نامه های قانونی می توان جلسه را کنترل کرد و در عین حال به موضوع بحث جهت داد. این آیین نامه ها نشان دهنده آن دسته از اختیارات قانونی هستند که به واسطه قوانین و مقررات حاکم بر نحوه تشکیل جلسات در اختیار رییس جلسه قرار دارند.

    ختم جلسه:

    رییس جلسه باید پایان نشست را پس از بحث و بررسی کلیه موارد توافق در خصوص اقدامات لازم اعلام کند.

     

    کلیه پروژه‌های مطبوعاتی خود را به قلم اندیشان بسپارید




    :: برچسب‌ها: روابط درون سازمانی
    نويسنده: سید حسین قوامی
    تاريخ: ۱۸ دی ۱۳۸۸
    نظرات ()
     
    موضوعات
    صفحه دیگرم