سيدحسين قوامي
آثار نویسنده
لینکستان
امكانات جانبي
 

برای مشاهده صفحه قلم اندیش2 (علوم ارتباطات، روابط عمومی، روزنامه نگاری و ...) به اینجا مراجعه کنید

خلاصه ی کتاب؛ مدیریت جلسات... Meetings Management

نویسنده: تیم هندل، مترجم: سعید علیمیرزائی با مقدمه دکتر مسعود حیدری، نشر سارگل

شامل؛ ضرورت تشکیل،اهداف،جلسات غیر رسمی و رسمی،انتخاب نوع و حفظ مسیر جلسه

تلخیص: مهدی یاراحمدی خراسانی

 

ضرورت تشکیل جلسه:

*اکثر مدیران بر این باورند که باید زمان زیادی را به شرکت در نشست های مختلف اختصاص دهند و از این نظر بسیار تحت فشار هستند.

 *اگر هزینه های واقعی این قبیل نشست ها را مورد بررسی دقیق قرار دهیم، مسلماً کمتر وقت خود را صرف شرکت در جلسات یا برگزاری آنها خواهیم  کرد.

جلسه چیست؟

یک جلسه کاری عبارت است از گردهمایی عده ای از افراد که با هدف حل مشکلات یا اخذ تصمیمات کاری انجام شود.

جلسه ممکن است بین دو نفر باشد، اما معمولاً تعداد افراد شرکت کننده در جلسات بیش از دو نفر است. به طور کلی، جلسه باید دارای هدف مشخصی باشد. 

بررسی هزینه ها:

بهترین جلسات آنهایی هستند که فقط با حضور افراد مرتبط با موضوع تشکیل می شوند و ضمن صرفه جویی در وقت و هزینه ها، دانش ایشان برای دست یابی به یک هدف مشخص مورد استفاده بهینه قرار می گیرد. 

مشکل دیگر «هزینه فرصت از دست رفته» است. به عبارت دیگر، شرکت کنندگان با حضور در یک جلسه غیرضروری فرصت انجام کارهای دیگری که ممکن است برای سازمان ارزشمند باشند را از دست می دهند.

آگاهی از هدف:

همواره باید از همان ابتدا هدف از برگزاری جلسه دقیقاً برای رییس جلسه و کلیه شرکت کنندگان روشن شود تا همگی بتوانند در برگزاری موفقیت آمیز مشارکت فعال داشته باشند.

اهداف تشکیل جلسه:

1.انتقال اطلاعات یا ارائه توصیه ها و رهنمودهای کاری؛

2.صدور دستورات؛

3.رسیدگی به گلایه ها و شکایات یا انجام قضاوت؛

 4.اتخاذ یا اجرای تصمیمات کاری؛

5.دست یابی به ایده های نو؛

6.ارائه یک طرح پیشنهادی جهت بررسی و به تصویب رساندن آن.

تنظیم وقت:

زمانی که قرار است به عنوان رییس جلسه یا یکی از شرکت کنندگان در جلسه ای حاضر شویم از قبل باید در مورد اهداف ویژه جلسه و هدف های فردی خود به دقت فکر کنیم.

تأکید بر اهداف:

اگر ریاست جلسه ای را بر عهده داریم، کار را با خلاصه کردن اهداف کلی و جزئی آغاز کنیم تا کلیه شرکت کنندگان در طول نشست آنها را به خاطر داشته باشند .

جلسات غیر رسمی:

ممکن است این قبیل جلسات به صورت کاملاً اتفاقی یا با برنامه ریزی قبلی (حتی به شکل اطلاع دادن شفاهی به یکدیگر) تشکیل شوند.

 این جلسات برای حل و فصل مسائل به شیوه ای ساده و غیر رسمی به عمل می آیند.

آماده کردن محل جلسه:

مناسب و مرتب بودن محل برگزاری می تواند نقش مهمی در خوب برگزار شدن آنها داشته باشد.

همیشه محیط مناسبی را برای نشست های خود انتخاب کنید تا بهتر به نتایج مورد نظر دست یابید.

جلسات در فضایی خارج از دفتر کار خود برگزار کنید تا در صورت تمایل بتوانید به راحتی جلسه را ترک کنید.

جلسات طوفان مغزی:

از جلسات غیررسمی طوفان مغزی برای خلق ایده های تازه یا بیرون کشیدن سریع نظرات در جهت حل مشکلات کاری استفاده می کنند.

اگر تعداد شرکت کنندگان در جلسات طوفان مغزی محدود و نگرش و تخصص آنها با یکدیگر متفاوت باشد، نشست شما با حداکثر کارایی و اثربخشی خواهد شد.

جلسات رسمی:

تشکیل هر یک از انواع نشست های رسمی آیین نامه مخصوص به خود را دارد.

 به موجب قانون، برگزاری برخی نشست ها از قبیل جلسات عمومی سالیانه ضروری است و حتماً باید از طریق فراخوان انجام شود.

رعایت قوانین:

قبل از تشکیل جلسات رسمی، قوانین مربوطه را به دقت مطالعه کنید.

گاهی اوقات قانون صراحتاً به لزوم اعلام زمان تشکیل جلسه با رعایت یک فاصله زمانی معین، رعایت حقوق افراد شرکت کننده در جلسه، یا نحوه رأی گیری اشاره و تأکید می کند.

انقلاب در ارتباطات:

تکنولوژی اطلاعات یا IT با چنان سرعتی در حال پیشرفت است که دیگر نیازی به تشکیل جلسات رو در رو نیست. از این ابزارهای پیشرفته در جهت کاهش زمان لازم استفاده کنید.

عوامل مؤثر در تعیین نوع جلسه:

با در نظر گرفتن هدف اصلی می توانید مناسب ترین نوع جلسه را انتخاب کنید. جلسات طوفان مغزی برای تبادل نظر و دریافت پیشنهادات افراد مناسب هستند.

تعیین تعداد شرکت کنندگان:

اگر تعداد شرکت کنندگان زیاد باشد امکان بهره برداری بیشتر از نظرات و پیشنهادات مختلف فراهم می شود، اما احتمال بروز تفرقه و تشتت آرا نیز افزایش می یابد؛ از سوی دیگر، کم بودن تعداد افراد باعث همکاری بهتر آنها با یکدیگر می شود اما به همان نسبت طیف نظرات و دیدگاه های مختلف نیز محدودتر خواهد شد. معمولاً تشکیل جلسات شش تا نه نفره با کارایی بیشتری همراه است.

حفظ مسیر جلسه:

گاهی اوقات شرکت کنندگان با اهدافی متعارض در یک نشست حضور پیدا می کنند، و گاه جریان بحث و گفت وگو از مسیر اصلی خود خارج می شود. توافق در مورد اهداف تشکیل جلسه، شما را در تحقق بخشیدن به آنها کمک خواهد کرد.

جلوگیری از بروز مشکل در جلسات:

کلیه مطالبی که قبل از شروع جلسه در بین افراد توزیع کرده اید را به دقت مطالعه کنید؛

جلسات را سر وقت شروع و ختم کنید؛

کاملاً مطابق با دستور جلسه پیش بروید؛

اگر شرکت کنندگان از موضوع اصلی جلسه منحرف شدند، بلافاصله به آنها تذکر بدهید.

اگر ریاست جلسه بر عهده شما است، تا حد امکان افراد را در پرسش و پاسخ مشارکت دهید؛ همه شرکت کنندگان را به طور کامل در جریان تصمیمات اتخاذ شده قرار دهید.

دعوت از شرکت کنندگان:

افرادی که حضور آنها در جلسه ضرورت دارد نقش تعیین کننده ای در تحقق یا عدم تحقق اهداف مورد نظر خواهند داشت.

انتخاب شرکت کنندگان:

گاهی اوقات هنگام تصمیم گیری در مورد شرکت کنندگان ضرورت حضور برخی از آنها کاملاً روشن است.

باید کسانی را در نشست ها دعوت کرد که مهارت آنها در برقراری ارتباط باعث بهره وری بیشتر کار گروهی شود و دست یابی به اهداف تعیین شده را تسریع کند.

ارزیابی نقش شرکت کنندگان:

پس از تهیه فهرست اولیه اسامی شرکت کنندگان،بایستی نقش احتمالی هر یک از آنها در جلسه را به نوبت مشخص کنیم.

اطلاع دادن به شرکت کنندگان:

هماهنگ کردن وقت شرکت کنندگان برای حضور در جلسه یکی از دشوارترین کارها در سازمان دهی جلسات است.

میتوان با ارسال پیام از طریق پست الکترونیک با تماس تلفنی زمانی را که مناسب حال همه شرکت کنندگان باشد را پیدا کنیم.

تهیه دستور جلسه:

دستور جلسه اصولاً فهرستی از موارد و موضوعاتی است که قرار است در طول جلسه مطرح شوند و مورد و بحث و بررسی قرار گیرند. دستور جلسه باید کوتاه، ساده، واضح و روشن باشد.

تنظیم دستور جلسه:

دستور جلسه باید با مقدمات مرسوم مانند انتصاب رییس جلسه و عذرخواهی از طرف افراد غایب آغاز شود.

توزیع دستور جلسه:

پس از تهیه پیش نویس دستور جلسه، باید آن را برای سایر شرکت کنندگان بفرستیم تا ضمن اعلام نظر و ارائه موارد پیشنهادی، موافقت خود را اعلام کنند.

تعیین محل جلسه:

در انتخاب محل جلسه تنها مسئله راحتی مطرح نیست: مکان باید از نظر شرکت کنندگان نیز مناسب باشد.

بایستی از قبل هزینه سفر شرکت کنندگان که قرار است از راه های دور در جلسه شرکت کنند را در نظر بگیریم.

باید محل برگزاری جلسات با اهداف آن سازگای داشته باشد. به عنوان مثال، تشکیل یک جلسه رسمی در فضای باز و آشفته ی اداری نیز مناسب نیست.

ارزیابی محیط:

در تمامی جلسات سعی کنم حاضرین راحت باشند تا تمرکز خود را از دست ندهند. بایستی سر و صدای بیرون را به حداقل ممکن رسانیده و دما و تهویه هوا را در حد مطلوب نگه داریم.

هنگام بررسی محل تشکیل جلسه موارد زیر را پیش بینی و از بروز آنها جلوگیری کنیم:

اگرتعداد شرکت کنندگان بیش از حد انتظار باشد، فضای کافی نخواهیم داشت.

اگر تعداد شرکت کنندگان بسیار کمتر از حد انتظار باشد، فضای نسبتاً بزرگی خالی می ماند.

ممکن است به دلیل درست کار نکردن تهویه مطبوع، هوای محل مناسب نباشد.

اگر کلیدها و پریزهای اتاق از کنترل و نام گذاری نشده باشند، ممکن است با اشکالات فنی موجه شویم.

ممکن است مجاری ارائه دهنده خدمات در محل تشکیل جلسه آن وجود نداشته باشد.

محل نشستن شرکت کنندگان:

از قبل در مورد محل نشستن افراد تصمیم بگیرید.

جلسه تک به تک:

در جلسات تک به تک (دو نفره) محل نشستن طرفین عامل تعیین کننده جو جلسه است.

به طور کلی، سه روش برای چیدن صندلی ها در جلسات تک به تک وجود دارد:

1.حمایتی،

2.مشارکتی،

3.رو در رو.

محل نشستن گروه ها:

باید محل نشستن افراد را به سه طریق مشخص کنیم.

1.میز چهارگوش یا میزگرد.

2.سلسله مراتبی.

3.ردیف های پشت سر هم و روبه روی رییس جلسه.

مطرح کردن نقطه نظرات:

بایستی جای نشستن مخاطبان را طوری در نظر بگیریم که در جهت تقویت و تأمین هدف ما باشد.

مشارکت فعال:

با مطالعه دستور جلسه و صورت جلسه های قبلی می توانیم اهداف جلسه را مشخص کرده و بر آنها متمرکز شویم.

جمع آوری اطلاعات:

قبل از شروع جلسه یک سری تحقیقات اولیه و کامل در مورد موضوع مورد بحث انجام دهیم تا مشارکت ما در جلسه آگاهانه تر و گفته هایمان مؤثق تر باشد.

تشخیص مخالفت ها:

اگرفکر می کنیم نقطه نظراتمان با مخالفت شدید افراد مواجه خواهد شد، بایستی مخالفان خود را شناسایی و قبل از تشخیص جلسه به نحوی با آنها مصاحبه کنیم.

وضعیت ظاهر و شیوه سخن گفتن:

وضعیت ظاهر و طرز صحبت کردن ما ضامن انتقال صحیح پیام به دیگران است.

باید با اعتماد به نفس کامل و واضح صحبت کنیم.

تناسب نقش و وضعیت ظاهر:

داشتن ظاهری «حرفه ای» موجب می شود که مخاطبان هنگام شنیدن صحبت هایتمان احترام بیشتری برای ما قائل شوند.

گوش دادن به صحبت دیگران:

درست گوش کردن در نشست ها به اندازه درست صحبت کردن (و گاه بیش از آن) اهمیت دارد. باید معانی مستتر در پس کلمات و عبارات را دریابیم.

دقت در گوش دادن:

خود را به حرف های فردی که با ما صحبت میکند علاقه مند نشان دهیم.

وقتی یکی از شرکت کنندگان مشغول مطرح کردن نظراتش است حرف وی را قطع نکنیم و بگذاریم با خیالی آسوده و بدون استرس به صحبت خود ادامه دهد.

احترام به دیگران:

همیشه با احترام به صحبت های افراد گوش دهیم. انجام این کار به نفع شما خواهد بود چرا که وقتی نوبت شما شد سایرین نیز به همین ترتیب به شما احترام خواهند گذاشت.

تن گفتار:

به عنوان شنونده باید مراقب علائم ناخودآگاه خود باشیم.

درک نقش رییس جلسه:

رییس جلسه کسی است که مسئولیت اداره یک نشست را بر عهده دارد. این فرد اختیار تعیین مقررات برگزاری نشست را دارد و مسئول به اجرا در آوردن قوانین حاکم بر جریان مذاکرات، حفظ نظم، و برگزاری موفقیت آمیز جلسه است.

رییس جلسه ایده ال باید از طیف وسیعی از مهارت برخوردار باشد:

قاطعیت در استفاده از زمان جلسه و حل و فصل مشکلات؛

توانایی خلاصه کردن مذاکرات به شکلی مفید و قابل فهم؛

انعطاف پذیری به هنگام برخورد با سبک و لحن متفاوت افراد؛

پذیرایی نظرات افراد بودن و گوش دادن به صحبت آنها؛

رعایت عدالت در دادن فرصت اظهار نظر به همه شرکت کنندگان و توجه یکسان به آنها.

ریاست جلسات غیر رسمی:

در آن دسته از نشست های غیر رسمی که دارای رییس جلسه هستند، انتخاب فرد مورد نظر معمولاً از طریق رأی گیری یا با توجه به نظر ترتیب دهندگان نشست انجام می شود. در این قبیل جلسات، حفظ نظم و فراهم آوردن فرصت اظهار نظر برای کلیه شرکت کنندگان، مهمترین مسئولیت رییس جلسه است.

ریاست جلسات رسمی:

یکی از مسئولیت های اصلی رییس جلسه، حصول اطمینان از تشکیل و برگزاری جلسه به شکل صحیح است. به عبارت دیگر، رییس جلسه باید از به حد نصاب رسیدن تعداد افراد حاضر مطمئن شود و شرایطی ایجادکند که ضمن رعایت ترتیب در رسیدگی به مفاد دستور جلسه، زمان کافی به بحث و بررسی کلیه موارد اختصاص یابد.

به عنوان رییس جلسه لازم است :

 از قبل در مورد کلیه افرادی که قرار است در جلسه حضور یابند کسب اطلاع کنید و با آنها آشنا شویم.

 جانب عدالت را رعایت کنیم تا کلیه گروه های ذی نفع فرصت بیان نقطه نظرات خود را داشته باشند و از به بن بست رسیدن جلسه جلوگیری شود.

باید از مهارت های فردی خود در زمینه شناخت تیپ های مختلف شخصیتی و سازگار شدن با آنها استفاده کنیم.

تنظیم وقت جلسه:

تنظیم دقیق وقت یکی از وظایف اصلی رییس جلسه است تا هر یک از افرادی که قرار است صحبت کنند وقت کافی داشته باشند..

بهتر است زمان برگزاری جلسه را قبل از وقت ناهار در نظر بگیریم. در آن صورت احتمال این که جلسه به موقع خاتمه یابد بیشتر خواهد بود!

شروع به موقع:

بایستی همیشه جلسه را رأس زمان مقرر شروع کنیم. اگر ریاست جلسه بر عهده ما می باشد، بایداندکی قبل از زمان شروع در محل جلسه حاضر شویم.

خواندن علائم منفی:

علائم غیر کلامی از جمله کسالت و بی حوصلگی و نشستن بسته مانع برقراری ارتباط و احتمالاً نشان دهنده بی علاقگی به موضوع بحث است.

خواندن علائم مثبت:

علائمی وجود دارند که بدون شک نشان دهنده علاقه مندی فرد و رضایت وی از روند پیشرفت جلسه هستند.

کاربرد آیین نامه های قانونی:

با کمک آیین نامه های قانونی می توان جلسه را کنترل کرد و در عین حال به موضوع بحث جهت داد. این آیین نامه ها نشان دهنده آن دسته از اختیارات قانونی هستند که به واسطه قوانین و مقررات حاکم بر نحوه تشکیل جلسات در اختیار رییس جلسه قرار دارند.

ختم جلسه:

رییس جلسه باید پایان نشست را پس از بحث و بررسی کلیه موارد توافق در خصوص اقدامات لازم اعلام کند.

 

کلیه پروژه‌های مطبوعاتی خود را به قلم اندیشان بسپارید




:: برچسب‌ها: روابط درون سازمانی
نويسنده: سید حسین قوامی
تاريخ: ۱۸ دی ۱۳۸۸
نظرات ()
 
موضوعات
صفحه دیگرم